Statistiques de recrutement

KPI du recrutement : les indispensables !

Et si vous aviez un pouvoir magique ? Celui de voir dans le passé, de comprendre objectivement le présent et d’améliorer le futur. Vous vous en serviriez n’est-ce pas ? Alors dans ce cas pourquoi ne vous êtes-vous toujours pas penché sérieusement sur les statistiques de vos recrutements ?

Lorsque l’on parle de recrutement, de ressources humaines au sens large, on pense à l’humain, à des rencontres, à des échanges. Certes, cela reste l’essence même de ce magnifique métier. Pourtant, l’humain reste subjectif, les biais, les interprétations sont inhérents à l’Homme. Pour vous aider à y voir plus clair, il est primordial de se pencher sur les faits. Et, pour ça, les statistiques, les données et les KPI sont les meilleurs atouts dans votre manche de recruteur.

Table des matières

Les KPI, c’est quoi ?

 

KPI = Key Performance Indicators. 

En français, les indicateurs clés de performances. Comme leur nom l’indique, ils vous permettent d’évaluer les performances des actions que vous menez. 

Il est important de différencier les KPI des metrics. Là où les metrics correspondent à un simple décompte, les KPI eux permettent de mettre les chiffres en contexte. Ils sont aussi parfaits pour comprendre et analyser les événements. 

Voici quelques exemples de différences entre metrics et KPI :

Metrics
KPI

Nombre de clics sur une offre

Taux de clic d’une offre

Décompte du nombre de clics

(Nombre de clics sur une offre/nombre de visiteurs du site carrière) * 100

La metrics ne nous apporte aucun détail sur le contexte et ne permet pas de mise en perspective de l’information.

Ici, on peut mettre en perspective le nombre de clics sur l’offre par rapport au nombre de visiteurs sur le site carrière. Vous pouvez ainsi déterminer si cette offre attire l’attention. On peut aussi comparer de manière objective les différentes offres publiées sur votre site carrière. L’analyse des données peut être faite sur différentes périodes, ou bien sur divers supports de diffusion de l’offre.

Débuter avec les KPI

Avoir des données ne suffit pas, il faut savoir les interpréter. Il est aussi primordial que vous sachiez identifier les informations que vous souhaitez en tirer. 

Lorsque vous commencez à analyser vos chiffres, vous devez débuter par un état des lieux : 

  • Quels sont vos objectifs ? 
  • Quelles sont les données dont vous disposez déjà ? 
  • Quelles sont les données qui vous manquent ? 
  • Comment pouvez-vous récupérer et répertorier ces données ? 

Le suivi régulier et la rigueur seront indispensables à une bonne analyse. Mais rassurez-vous, une fois les bons outils mis en place, ce sera un jeu d’enfant.

Les outils de suivi des statistiques 

Il n’existe pas une seule méthode pour suivre vos performances. Vos méthodes de travail dépendront en grande partie des outils dont vous disposerez. Votre charge de travail et l’automatisation (ou non) de certains calculs seront aussi en fonction de ceci. 

La première option est de disposer d’un ATS. Grâce à son module de statistiques, We Recruit, enregistre au quotidien vos différentes actions pour vous proposer ensuite des rapports détaillés. 

Si vous ne disposez pas de logiciel de recrutement, vous pouvez vous tourner vers des outils gratuits comme Google Sheets. Ce tableur complet nécessitera des paramétrages et un reporting manuel, mais restera très fiable.

Aperçu tableau de bord RH

Vous souhaitez vous aider d’un modèle existant ? 

Nous avons réalisé un modèle de tableau de bord, pour le suivi de vos statistiques et de vos KPI. Ce modèle au format Google Sheets vous propose deux types de tableau :

  • 🔎 Manager Report : il contient la synthèse de vos actions du mois. 
  • 📊 Suivi des offres : c’est un tableau plus détaillé dans lequel vous retrouverez les détails de vos offres d’emploi. 

Les différents points à évaluer

Le recrutement est un processus complet qui se divise en plusieurs étapes clés. Pour le comprendre dans son intégralité, il faut chacune d’entre elles. 

Analyser les performances générales : 

Par performances générales, on entend une vue globale des événements qui se passent durant vos recrutements. C’est la première étape qui vous permettra de comprendre et d’identifier les axes d’améliorations possibles. Votre objectif ici est de prendre du recul. D’analyser la photographie à un instant T.  Pour cela, on commence par comptabiliser :
  • Le nombre d’offres publiées
  • Le nombre de candidatures reçues (au global ou par offre publiée)
  • Le nombre d’embauches VS les objectifs (sur une période donnée)
 
L’autre aspect à évaluer, c’est d’observer la rentabilité des actions menées. Jetez un œil à : 
  • La durée moyenne d’un recrutement : 
C’est un calcul qui vous permettra d’identifier si vous arrivez à tenir les délais pour vos recrutements. C’est aussi un bon moyen d’estimer le temps qui vous sera nécessaire pour les recrutements à venir.

Addition de toutes les durées de recrutement de la détection du besoin à l’embauche/nombre d’embauches

💡 Il peut être pertinent de différencier les typologies de métiers pour lesquels vous recruter. En effet, certains emplois de par leur technicité ou la tension du marché nécessiteront naturellement un recrutement plus long. Tous les recrutements ne sont pas nécessairement comparables.

  • Le coût moyen d’un recrutement : 

Cela vous donnera une idée du poids financier moyen de l’embauche d’un nouveau collaborateur. Vous aurez ainsi un point de repère pour les budgets à allouer et serez capable de déterminer à quel moment un recrutement vous coûte trop et si vos méthodes sont adaptées.

(Coûts internes + coûts externes)/nombre de recrutements réalisés

  • Le taux de candidature par offre : 

 

Ce calcul vise à identifier les offres qui plaisent le plus parmi celles que vous proposez. Cette évaluation présente un grand intérêt dans 2 cas de figure en particulier : 

  • Pour comparer les résultats de plusieurs versions d’une même offre (méthode de l’A/B testing). Vous trouverez ainsi la structure et les éléments les plus convaincants pour les candidats potentiels. 
  • pour comparer des supports de diffusion les plus efficaces

(Nombre de candidatures de l’offre/Nombre total de candidatures) * 100

Analyse de vos processus : 

Le cœur de vos recrutements, c’est le processus de recrutement. Chaque étape qui le compose contribue à vous permettre à la fois d’identifier la personne idéale, mais aussi de convaincre les bons candidats que vous êtes l’entreprise qu’ils doivent rejoindre. 

Théoriquement, vous disposez de plusieurs processus de recrutement type. Ceux-ci doivent s’adapter au poste pour lequel vous recrutez. En fonction du niveau d’expertise, des responsabilités ou bien encore de la tension sur le marché, le processus sera différent. De ce fait, nous vous conseillons d’effectuer les analyses suivantes distinctement pour chaque processus type. 

N’oubliez pas non plus les processus adapter à d’autres formats de recrutement comme, le sourcing, la cooptation, la mobilité interne ou encore les salariés boomerangs.

  • Le taux de conversion de chaque étape de votre processus : 

Un processus de recrutement, c’est un peu comme un entonnoir, en théorie, chaque étape réduit le nombre de candidats. L’objectif est donc d’identifier quelles sont les étapes qui évincent le plus de candidats, et peut-être au contraire celles qui ne permettent pas de faire avancer le choix.

(Nombre de candidats étape n/nombre de candidats étape n-1)*100

Analyse du processus de recrutement
  • Le temps moyen passé par les candidats dans chaque étape du processus de recrutement : 

 

L’efficacité de vos processus de recrutement se mesure aussi par l’expérience candidat. Ils doivent donner le temps nécessaire pour recevoir les informations, tout en étant suffisamment rapide pour rassurer sur votre envie de recruter et votre professionnalisme. Il est donc important que la cadence soit juste. Pour cela, vérifier que les candidats ne sautent pas les étapes les plus importantes, mais ne restent pas non plus trop longtemps dans un entre deux. 

Nombre de jours passés dans le processus de recrutement/nombre d’étapes du processus

💡Il sera également intéressant de comparer le temps passé dans chaque étape du processus de recrutement afin d’identifier certains points de blocage potentiels. Pensez aussi à diverses communications que vous pourriez mettre en place avec les candidats entre les étapes les plus longues afin de garder le lien avec eux (documentations, rappels de rendez-vous…).

Votre visibilité : 

Pour obtenir des candidatures, vous devez être vu ! Il est donc indispensable de comprendre quelles sont les sources de candidatures les plus efficaces. 

  • Nombre de candidats par source : 

Il est impératif que vous sachiez d’où proviennent les candidatures avec précision. Peu importe les outils que vous utilisez, cette donnée doit être facilement accessible. Notez les candidatures émanant des jobboards, du sourcing, de la cooptation, des candidatures spontanées, de la mobilité interne…

  • Nombre de visites sur votre site carrière : 

Vous trouverez cette information sur Google Analytics. Pour cela, il faut regarder le nombre de visiteurs. Directement accessible sur le premier graphique de l’accueil. 

Nombre de visites sur le site carrière Google Analytics

Les performances de vos équipes RH : 

Au-delà du processus de recrutement et de l’expérience candidat, vous devez aussi vous tourner vers l’interne. 

Comment fonctionne votre équipe RH ? Est-elle, elle aussi, bien optimisée ?

Pour débuter votre analyse, comptabilisez les actions des membres de l’équipe : 

  • Nombre de préqualifications
  • Nombre d’entretiens 
  • Nombre de CV étudiés
  • Nombre d’embauches faites
  • Nombre de candidats sourcés
  • Nombre de réponses négatives apportées


  • Le temps passé en entretien : 

Entre expérience candidat et efficacité de vos équipes, le temps passé en entretien est à surveiller. Ni trop long (perte d’intérêt et de motivation), ni trop court (être certains d’avoir les informations dont on a besoin).

Temps total passé en entretien (par poste ou par recruteur/nombre d’entretiens (par poste ou par recruteur)

  • Taux d’acceptation des offres d’embauche : 

Ce taux vous permettra de déceler si les offres faites aux candidats sont concluantes. C’est un moyen de détecter l’un des freins possibles à l’embauche.

(Nombre d’offres acceptées/nombre d’offres réalisées)*100

Ces chiffres ne sont que quelques exemples des informations que vous pouvez tirer de vos statistiques. Si vous souhaitez optimiser vos recrutements, mais aussi les comprendre, ils doivent désormais faire partie intégrante de vos réflexes de recruteurs. 

Livre blanc : Guide des KPI du recrutement

 Plus de 30 pages pour vous accompagner dans l’analyse de vos performances de vos recrutements.

Au sommaire de ce livre blanc :

  • 1. Notoriété & Marque employeur 
    • Notoriété
    • Marque employeur
  • 2. Le parcours candidat
    • Les sources de candidatures
    • Le processus de recrutement
  • 3. Onboarding & fidélisation 
  • 4. Efficience
    • Les moyens
    • Autres
Diapositive précédente
Diapositive suivante

Vous avez des difficultés à mettre en place ces statistiques ?

Découvrez la fonctionnalité « Statistiques de recrutement » incluse dans le logiciel We Recruit.

Accès à l'espace de démonstration

Vous souhaitez découvrir le logiciel de recrutement We Recruit en autonomie, sans passer par un rendez-vous commercial ? Demandez un accès à notre espace de démonstration. Vous y trouverez des vidéos de présentation pour chaque fonctionnalité.