Du point de vue des évolutions technologiques, le recrutement n’est pas en reste ! IA, algorithmes, scraping, scoring… Beaucoup de méthodes et d’outils RH voient le jour. Tous ont ce même objectif de faciliter le quotidien des recruteurs, de leur offrir plus de temps pour se consacrer au cœur de leur mission : l’humain. Alors pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons un lexique de la tech RH.
ATS (Applicant Tracking System)
- Rédiger et diffuser des offres d’emploi sur les jobboards
- Récolter les candidatures
- Trier et faire avancer les candidats dans le processus de recrutement
- Conserver les informations clés sur les candidats
- Communiquer par mail/ SMS avec les candidats
- Analyser les performances RH grâce aux statistiques
- Un site carrière pour promouvoir votre marque employeur
Pour les plus complets, d’autres modules comme la cooptation, le sourcing ou la mobilité interne peuvent être inclus.
Il existe aussi des ATS plus spécifiques en fonction des secteurs d’activités ou des tailles d’entreprise.
CVthèque
Une CVthèque est un espace numérique qui répertorie des CV. Une CVthèque peut être interne à une entreprise. Elle regroupe alors les CV des candidats qui ont un jour postulé dans celle-ci.
Il existe aussi des CVthèques publiques. Celles-ci peuvent être gratuites ou payantes selon les cas. À l’instar des jobboards, elles sont soit généralistes, soit spécialisées sur un secteur d’activité. Le principe est assez simple ; les personnes en recherche active d’un emploi ou simplement à l’écoute d’opportunité y déposent leur CV.
Du côté des recruteurs, ils peuvent ainsi effectuer des recherches au travers de critères et de filtres pour contacter les personnes correspondant à leurs besoins.
Parmi les CVthèques plus connues, on retrouve :
N.B. La collecte de CV doit être en accord avec la réglementation RGPD. Les principaux points à respecter sont : le recueil de l’accord explicite de la personne à la conservation de ses données par l’entreprise, ainsi que l’engagement à ne pas conserver les informations sur une durée cohérente et justifiée que le recruteur définira en amont . Sauf accord explicite de la part du candidat à échéance de cette période.
Inbound Recruiting
Emprunté aux méthodes marketing du même nom, l’inbound recruiting est une approche du recrutement par l’attraction des talents vers l’entreprise.
À l’opposé total du sourcing, l’inbound recruiting mise sur différents leviers pour faire venir les candidats à l’entreprise.
En pratique, l’inbound recruting s’assimile à du marketing RH. L’entreprise va communiquer à travers différents canaux (réseaux sociaux, site carrière, événements…) sur sa marque employeur. Elle présentera de différentes façons les arguments qui pourraient convaincre les talents de la rejoindre.
En entrant dans cette démarche, l’entreprise investie du temps et des moyens sur son image et partage sa culture d’entreprise, elle récolte ainsi des candidats motivés et en accord avec celle-ci.
Jobboard
Les jobboards ou sites d’emplois (pour les francophiles) sont des plateformes en ligne dédiées à la diffusion d’offres d’emploi. Leur objectif est de centraliser les offres à pourvoir. Les personnes en recherche peuvent ensuite effectuer leur recherche au travers de leurs propres critères.
Vous trouverez des jobboards généralistes comme Indeed ou France Travail. Certains sont adossés à un réseau social comme LinkedIn. Enfin, vous trouverez des jobboards spécialisés sur un secteur d’activité comme Jobtransport, ou l’Hôtellerie Restauration.
Attention, la plupart des jobboards sont payants. Le modèle est variable, facturation à l’offre, système de crédits ou encore d’abonnements.
Selon les plateformes, les fonctionnalités varient, mais le plus souvent vous retrouverez :
- La recherche par mot clé
- La recherche par type de contrat
- La recherche par zone géographique
- La recherche par compétences
- Une fiche de présentation de l’entreprise
Un bon logiciel de recrutement vous proposera une option de multidiffusion de vos offres sur différents jobboards. Ainsi, votre offre pourra être vue par le plus grand nombre.
SIRH
L’acronyme SIRH signifie Système d’Information des Ressources Humaines. Il s’agit donc d’un outil de gestion des informations relatives aux employés d’une entreprise.
Selon les solutions, il peut regrouper les documents administratifs, la gestion des congés et des absences, la gestion du temps de travail, les entretiens obligatoires, paie, les formations… Certains proposent également des modules dédiés aux périodes d’onboarding et d’offboarding des salariés afin d’optimiser ces périodes cruciales de l’expérience collaborateur.
L’objectif de cet outil est d’accompagner les RH tout au long du parcours des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Scraping
Le scraping (“gratter” en anglais) est une méthode utilisée pour prélever automatiquement des données sur internet. Concernant le recrutement, le scraping vise la plupart du temps à récolter des informations sur des candidats potentiels dans le cadre du sourcing.
Le plus souvent sous la forme d’extension de navigateurs, les outils de scraping sont compatibles avec les réseaux sociaux comme LinkedIn, GitHub, Stackoverflow…
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SaaS
SaaS est l’acronyme de “Software as a Service” traduit littéralement “le logiciel qui est proposé comme un service” et non comme un produit.
Techniquement les logiciels SaaS sont accessibles en ligne via un navigateur web et ne nécessitent donc pas de téléchargement. Ce format de distribution présente plusieurs avantages pour les utilisateurs.
- Un outil accessible depuis tous les appareils disposant d’un navigateur
- Pas d’installation, donc pas de besoins de stockage
- Des mises à jour automatiques, et donc des améliorations régulières
Site carrière
Un site carrière est un site web dédié au recrutement et à la marque employeur d’une entreprise. Dans la plupart des cas, il permet aux entreprises en recherche de nouveaux collaborateurs de présenter les différentes facettes de leur entreprise. Il regroupe également les offres à pourvoir dans l’entreprise ainsi qu’un formulaire de candidature spontanée.
Il faut faire la nuance entre site carrière et page carrière. Les pages carrières sont le plus souvent hébergées par des jobboards comme WTTJ ou Hellowork. Ces pages uniques présentent aussi l’entreprise de manière plus succincte et standardisée.
Un exemple de site carrière :
Dstiny un groupe européen de communication dans le cloud.
Growth Hiring
Appliquer le growth marketing au recrutement, c’est ça le growth hiring. Une nouvelle approche du recrutement que tend à plus d’efficience dans les actions de recrutement. Le growth hiring est une vision à 360 des actions menées par l’équipe RH pour faire venir les candidats à l’entreprise et non plus l’inverse. On se place dans une démarche d’inbound recruiting.
Les recruteurs tirent le potentiel maximum des nouvelles technologies pour optimiser leurs actions. L’idée est d’automatiser tout ce qui peut l’être, de s’appuyer sur des workflows, les méthodes de travail asynchrones et de diversifier les actions afin de comprendre ce qui fonctionne le mieux.
RGPD compliant
Si vous utilisez un outil qui conserve des données personnelles, celui-ci doit impérativement être RGPD compliant.
RGPD = Règlement Générale de la Protection des Données / Compliant = Conforme
Depuis 2016, une réglementation régit le traitement des données personnelles à l’échelle européenne. Il s’agit d’une liste de critère à respecter pour pouvoir conserver légalement des données sur des personnes. Cette norme à une place prépondérante dans le recrutement. Pour vous assurer de cette compatibilité entre votre outil et la loi, vous pouvez vérifier si votre prestataire possède un “Plan assurance sécurité” ou tout autre document similaire faisant la part belle à la protection des données personnelles.
N.B. La norme RGPD n’est pas régie uniquement par des aspects techniques. Votre utilisation de ces données ainsi que leur gestion est sous votre responsabilité en tant qu’entreprise. Pour cela, nous vous conseillons de vous renseigner auprès de la CNIL sur les prérogatives à respecter.
Chatbot
En français, Chatbot se traduit par « agent conversationnel ». Il s’agit d’un « robot » qui dialogue avec vos internautes et ils existent sous diverses modes :
- 💬 Le « chatbot » classique interagit par écrit sur votre site internet ou application mobile.
- 📞 Le « callbot » ou « voicebot », qui offre des échanges vocaux par téléphone ou via votre site internet.
- 📹 Le « vidéobot », vous l’aurez deviné, propose des conversations vidéo sur vos différents supports de communication en ligne.
Tous les formats sont donc envisageables. Attention, ils ne fonctionnent pas tous de la même manière. Ils se basent soit sur :
- L’intelligence artificielle : c’est-à-dire, qu’ils vont apprendre au fil des discussions et ajuster leurs réponses.
- Les algorithmes : ils tournent grâce à des fichiers de données que vous connectez en indiquant où trouver chaque typologie d’information. Les algorithmes vont ensuite récupérer les réponses dans ces fichiers en fonction des questions qui leur sont posées.
- Des scripts programmés : dans ce cas, c’est vous qui décrivez à l’avance les messages à délivrer en fonction de chaque demande. Vous dessinez un arbre de décision qui prend en compte un maximum de schémas de conversations et de recherches envisageables.
Ajouter un chatbot sur un site carrière permet d’augmenter la rétention (le temps passé sur votre site) et de vous faire gagner du temps dans les interactions avec les candidats en offrant une réponse aux questions les plus courantes. Enfin, dans certains cas, il est possible de collecter des données et d’identifier des profils intéressés par votre entreprise.
Multidiffusion
La multidiffusion est tout simplement le fait de pouvoir diffuser une offre d’emploi sur plusieurs supports en même temps.
Cette fonctionnalité, proposée par les ATS, offre un gain de temps considérable aux recruteurs. Grâce à des connexions avec différents jobboards, les recruteurs peuvent sélectionner et diffuser l’offre rédigée (une seule fois) sur ceux-ci en un clic.
Extension
Une extension, c’est un ajout à vote navigateur internet. Elle offre des fonctionnalités complémentaires. En recrutement, il existe de nombreuses fonctionnalités proposées :
- Scraping de donnée sur les réseaux sociaux et/ou les CV thèques
- Sourcing de candidats et import das votre ATS.
- La retranscription par écrit de vos entretiens vidéo
- L’organisation des onglets de navigation, indispensables pour les sessions de sourcing
- Correcteurs orthographiques
- …
Parsing
Le parsing dans la tech RH, est une méthode qui vise à extraire des données et à les catégoriser pour pouvoir ensuite les réorganiser. Cette méthode est utilisée, par exemple, par les extensions de sourcing. Celles-ci vont extraire de la page web des informations clés comme : Nom, prénom, profession. Elles vont ensuite être enregistrées dans votre ATS dans les bonnes catégories. Cette technologie est également présente lorsque vous recevez un CV PDF et que la fiche du candidat se renseigne automatiquement à partir des informations présentées dans le document.
N.B. Comme toutes les technologies, elle peut présenter des failles. Il est donc primordial de vérifier très régulièrement que les informations enregistrées sur les fiches candidats sont les bonnes et qu’elles sont associées aux bons champs.
Sourcing
Le sourcing est une méthode de recrutement qui consiste à aller chercher les candidats. Les recruteurs entament une démarche pro active de recrutement. À travers différentes méthodes de recherches, ils identifient des profils correspondant à leurs besoins puis les contactent pour leur proposer le poste.
Cette approche répond à la problématique de tension très forte qui touche actuellement le marché de l’emploi. Ayant des difficultés à recruter, les entreprises vont chercher les personnes en poste.
Le sourcing est un exercice complexe et chronophage qui demande de maitrises de nombreuses techniques comme la recherche booléenne ou encore les méthodes de rédactions persuasives.
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Matching
En fonction des critères définis pour le poste à pourvoir, le logiciel de matching déterminera la correspondance entre le candidat et le poste à partir des informations de la candidature (CV + Formulaire de candidature).
Le matching est à utiliser en début de processus pour gagner du temps dans le premier tri des CV.
