Beaucoup utilisée chez les consultants et chasseurs de tête, la prise de référence est une étape délicate du processus de recrutement. Même si elle permet de mieux connaître vos candidats, elle est souvent incomprise par ces derniers. Mais, en quoi consiste exactement la prise de référence ? Quelles sont les bonnes pratiques pour la mener à bien ?
La prise de référence : définition
Quels objectifs pour le recruteur ?
La prise de référence est très populaire dans le processus de recrutement des entreprises. Selon une étude HelloWorkplace, 19 % des recruteurs contactent toujours les anciens employeurs des candidats, 29 % le font souvent et 43 % le font parfois. Parmi tous ces recruteurs, seuls 9 % n’en font jamais.
La prise de référence consiste à contacter les anciens employeurs d’un candidat dans le but de confirmer plusieurs informations évoquées durant l’entretien avec le candidat. Elle poursuit donc deux objectifs.
- D’une part, vérifier la véracité des propos du candidat.
- D’autre part, approfondir la connaissance de la personnalité de celui-ci.
À travers la prise de référence, on contrôle la véracité des informations transmises :
- Les missions effectuées dans une entreprise
- Les compétences constatées pendant l’expérience
- La durée d’une expérience professionnelle
- La personnalité du candidat, ses points forts et ses points faibles
- La raison du départ de l’entreprise (fin de contrat, autre projet, autre raison ?)
- Valider l’obtention d’un diplôme ou d’une certification
À quelle fréquence est-elle utilisée ?
En France, la prise de référence n’est pas systématique à l’exception des cabinets de recrutement. Plusieurs facteurs expliquent cela. La prise de référence demande du temps et peut devenir chronophage. Il faut attendre l’autorisation écrite de chaque candidat, contacter chaque employeur pour définir un rendez-vous téléphonique, faire la prise de référence et résumer l’échange. Automatiser certaines tâches peuvent rendre la prise de référence plus facile à mettre en place. Vous pouvez, par exemple, automatiser depuis un logiciel de gestion des candidatures l’envoi de l’accord écrit ainsi que la programmation du rendez-vous téléphonique.
Le contrôle de référence étant cadrée légalement, les recruteurs ont peur de dépasser le cadre légal. Dans ce sens, il est utile d’élaborer différents modèles pour ne pas dépasser ce cadre. Vous pouvez donc préparer le modèle d’accord écrit à remplir par le candidat et la liste des questions à poser lors de la prise de référence.
Que dit la loi sur la prise de référence ?
La prise de référence s’inscrit dans un cadre légal. En effet, selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du Code du travail, « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ». Cela signifie que le recruteur a l’obligation de demander un accord écrit au candidat. Cet accord écrit doit contenir les informations suivantes :
Le candidat autorise le contrôle de référence et vous autorise donc à contacter ses anciens employeurs et il doit indiquer qu’il renonce à la confidentialité de ses renseignements.
Le postulant doit mentionner les coordonnées de ses anciens employeurs :
- Nom de l’entreprise, personne à contacter, fonction occupée, numéro de téléphone ou adresse e-mail.
- La durée de validité de cet accord.
- Le nom, prénom et la signature du candidat accompagné de la date de signature.
De plus, les questions posées lors de la prise de référence sont soumises à réglementation du Code du Travail. Les informations demandées doivent vous permettre d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste proposé. Les questions relatives à la vie privée du candidat (religion, situation familiale, santé, etc.) sont évidemment exclues.
Comment préparer sa prise de référence ?
À quelle étape du processus de recrutement doit-elle être effectuée ?
La prise de référence s’effectue en général entre le premier contact avec le candidat et avant le dernier entretien. Vous pourrez valider certaines informations mais également certaines zones d’ombres à éclaircir avec le candidat. C’est à l’occasion d’un dernier entretien que vous pourrez aborder ces différents points avec le candidats.
Rassurer les candidats sur la prise de référence
Les candidats ne savent pas à tous les coups ce qu’une prise de référence engendre. Lorsque vous leur expliquez le déroulement de celle-ci, n’hésitez pas à insister sur les objectifs de cette prise de référence et les réponses que vous recherchez. De plus, la prise de référence n’est pas une étape obligatoire, n’oubliez pas que le candidat à le droit de la refuser. Il est également essentiel de ne pas se fier seulement à la prise de référence. Si un candidat a connu une mauvaise expérience et que le retour est négatif, cela ne veut pas dire que le candidat sera mauvais dans votre entreprise.
La prise de référence doit se préparer en amont. Tout d’abord, vous devez expliquer au candidat la finalité et le déroulement de la prise de référence pour le rassurer. Le candidat vous enverra ensuite les contacts de ses référents que vous pourrez contacter. Avant de prendre rendez-vous avec les anciens employeurs, préparez quelques questions que vous voulez poser :
- Quelle a été la durée du contrat du candidat dans l’entreprise ? Pour quelle raison le candidat quitte-t-il l’entreprise (fin de contrat de CDD, licenciement pour faute, démission) ?
- Quel était le salaire du candidat ?
- Quelles étaient ses missions ?
- Quelles étaient les forces et les faiblesses du candidat ?
Comment cibler les référents ?
Dans l’idéal, ciblez les référents qui ont travaillés directement avec le candidat. Inutile d’appeler le Directeur d’une entreprise de 150 personnes. Vous trouverez plus de réponses concrètent auprès du supérieur direct du candidat. Il aura vu l’évolution de ce dernier, saura vous dire de quoi il est capable et ce qu’il doit travailler.
5 conseils pour réussir sa prise de référence
Préparer les bonnes questions
Si effectuer une prise de référence peut sembler une formalité au premier abord, il n’en est rien. En vous lançant sans préparation, votre prise de référence pourrait bien s’avérer improductive. Tout d’abord, identifiez les réponses que vous cherchez à obtenir et sélectionnez les questions à poser en conséquence. Ayez une vision d’ensemble du poste à pourvoir pour identifier les compétences dures mais également les qualités humaines recherchées.
Posez des questions ciblées pour pouvoir en ressortir des informations clés concernant la personnalité du candidat. Par exemple, si vous cherchez un profil polyvalent et organisé, posez la question « lorsque Louis a eu à gérer de nombreuses tâches en même temps, comment s’y est-il pris et pour quel résultat ? ».
Si vous recherchez un profil persévérant, demandez comment le candidat a-t-il réagi face à un échec. Et aussi : n’orientez jamais votre interlocuteur, laissez-le s’exprimer avec ses propres mots, sinon vous risquez de l’influencer.
Enfin, question assez intéressante, vous pouvez demander à un ancien employeur si aujourd’hui il embaucherait à nouveau ce candidat. La réponse, en fonction des mots et du ton employé, sera assez révélatrice de l’opinion globale de votre interlocuteur.
Deux avis valent mieux qu’un
Se fier à un seul jugement reste toujours risqué. C’est pourquoi nous vous conseillons de réaliser deux prises de références verbales afin de pouvoir recouper deux sources d’informations différentes. En plus d’enrichir votre prise de référence, vous pourrez comparer les réponses et en faire ressortir ce qui vous semble pertinent.
Idéalement, tentez d’obtenir des sources récentes, pas un ancien employeur ayant collaboré avec le candidat il y a dix ans… Mis à part l’employeur actuel de votre candidat, vous pouvez contacter qui vous souhaitez dans son passé professionnel (ancien employeur, collègue, formateur…). N’hésitez pas à solliciter votre candidat pour qu’il vous fournisse les interlocuteurs que vous recherchez.
Allier prise de référence et réseaux sociaux
Près de 70% des recruteurs consultent les réseaux sociaux lors du recrutement d’un candidat, selon une étude relayée par Parlons RH. Malgré tout, glaner des informations sur un candidat en recherchant son nom dans Google ne remplace pas une prise de référence. Cependant, les deux sont complémentaires. Par exemple, vous pouvez vous appuyer sur le profil Linkedin d’un candidat (à travers son parcours et ses compétences exposées) pour travailler vos questions lors de la prise de référence. Vous pouvez également recouper les informations obtenues via les réseaux sociaux et la prise de référence.
Autre atout, vous pouvez contacter directement, via Linkedin, les employeurs pour planifier un rendez-vous téléphonique et ainsi gagner du temps. Attention, contacter un employeur via Linkedin ne vous dédouane pas des obligations légales (à savoir : prévenir le candidat et avoir son autorisation).
Méfiez-vous d’un jugement trop positif ou négatif.
Savoir lire entre les lignes
Le principal danger d’une prise de référence, c’est que l’interlocuteur pourra avoir tendance à ne pas vouloir dire du mal du candidat ou au contraire à le « démolir » s’ils se sont quittés en mauvais terme. Mais le point de vue de votre interlocuteur peut également être biaisé. Par exemple, un employeur ayant gardé une image positive d’un candidat occultera naturellement les défauts et les moments moins agréables durant leur collaboration. C’est ce que l’on appelle « l’effet de halo » (si vous souhaitez en apprendre plus concernant les biais cognitifs appliqués au recrutement, je vous invite à lire notre article dédié à ce sujet).
Si le langage formel n’est pas toujours fiable, vous devez donc vous tourner vers le langage informel. Ton employé, choix des mots, hésitation, temps d’arrêt dans une réponse… Tous ces éléments et ces nuances vous permettent de déceler des informations non-dites. En une phrase : Interprétez l’attitude de votre interlocuteur.
Externaliser la prise de référence pour gagner du temps
Une prise de référence peut vite devenir chronophage. En effet, entre effectuer le premier contact avec l’entreprise, obtenir les coordonnées du bon interlocuteur, fixer un rendez-vous avec lui… Le temps passé à la prise de référence peut vite s’alourdir. C’est pourquoi il existe des solutions professionnelles comme Every Check afin d’externaliser la prise de référence des candidats.
Autre avantage d’effectuer la prise de référence par un prestataire : L’objectivité. En effet, un œil extérieur et avisé vous fournira assez de recul et de pertinence pour obtenir une prise de référence de qualité.
Conclusion
La prise de référence reste une étape incontournable du processus de recrutement pour cerner le candidat. Elle doit cependant s’appliquer dans un cadre législatif précis respectant le droit au respect de la vie privée de celui-ci. La prise de référence doit s’effectuer en plusieurs étapes :
- Informer le candidat des objectifs de la prise de référence
- Demander le contact des référents au candidat
- Préparer ses questions
- Contacter le(s) référent(s) après avoir obtenu l’accord du candidat
- Faire un retour au candidat
