La journée d’un recruteur est remplie de missions variées : entre la rédaction des annonces, la sélection des candidats, le sourcing, le reporting… Les heures passent vite ! Et il est parfois difficile de trouver le temps de tout faire. Découvrez 5 conseils pour bien s’organiser et terminez vos journées plus sereinement !
Se fixer des objectifs
Pour éviter de naviguer à vue, rien de tel que de se fixer des buts dans le temps. Connaissez-vous l’acronyme SMART ? 5 lettres faciles à retenir pour définir des objectifs claires et réalistes :
- S comme Spécifique
- M comme Mesurable
- A comme Atteignable
- R comme Réaliste
- T comme Temporellement défini
Planifiez au maximum vos tâches à l’avance pour arriver à toutes les réaliser. Pour cela, définissez un planning annuel avec les grands temps forts de l’entreprise, les événements de recrutement, les projets prévus. Ainsi, vous aurez un premier cadre d’organisation. Pour les missions récurrentes, réservez chaque semaine des créneaux dans votre agenda avec des plages horaires précises.
Réussir à gérer les priorités et savoir dire non
Dans un service de Ressources Humaines, les sollicitations sont nombreuses et quotidiennes. Il faut savoir gérer les priorités et, parfois, dire non lorsque la charge de travail ne permet plus d’accepter de nouveaux projets. Dans un souci d’efficacité et pour éviter d’être débordé, il est essentiel de poser des limites. Savoir dire non n’est pas toujours simple. Ayez confiance en vos arguments et engagez la discussion pour expliquer la situation.
💡 Astuce à appliquer : listez 3 objectifs par jour. Cela vous permet de commencer la journée avec des missions claires et d’avancer efficacement sur ces 3 priorités.
S’équiper des bons outils
“Les bons outils font les bons artisans !”
Voici 3 outils pour faciliter votre organisation : le logiciel de recrutement, la to-do list et l’agenda numérique.
Le logiciel de recrutement
La diffusion des annonces, la sélection des candidats, l’envoi d’emails et de SMS… Toutes ces missions sont chronophages ? Un outil existe pour économiser votre temps et votre énergie : le logiciel de recrutement.
À vous :
- La multidiffusion de vos annonces sur les sites d’emploi en quelques clics. Plus besoin de se rendre sur chaque site et de copier les descriptions de vos offres. Avec le logiciel, vous sélectionnez les plateformes sur lesquels vous souhaitez diffuser vos annonces. En une seule fois, vous publiez vos offres d’emploi sur de nombreux sites.
- Le suivi optimal des candidatures avec votre tableau de bord et les tunnels personnalisés en fonction de vos offres d’emploi. Vous obtenez une vue d’ensemble de l’avancée de vos recrutements. Chaque processus est personnalisable pour s’adapter à vos pratiques.
- La messagerie centralisée pour communiquer entre collaborateurs et avec les candidats. Toutes les communications sont regroupées dans le logiciel. Vous ne perdez plus aucune information. Le recrutement collaboratif est ainsi facilité !
- Les CVthèques et les viviers de candidats en illimité pour rassembler les CV reçus au sein d’une seule plateforme. Retrouvez les anciennes candidatures et anticipez vos recrutements.
- Le site carrière ergonomique, personnalisable et couplé avec notre logiciel de recrutement pour centraliser la donnée candidat. Vous valorisez votre marque employeur, le tout sans savoir coder !
Pour aller plus loin : 5 tâches chronophages du recrutement résolues.
La to-do list
Êtes-vous adepte des to-do lists ? Il est possible d’en créer facilement dans notre logiciel de recrutement We Recruit. Planifiez vos tâches et recevez des alertes pour ne rien oublier.
Vous recrutez en équipe ? Ajoutez également des tâches à vos collaborateurs, ils sont alors alertés par notification.
L’agenda numérique
L’agenda papier a progressivement laissé place à l’agenda numérique. Accessible à tout moment, vous pouvez synchroniser vos rendez-vous, décaler des créneaux, consulter votre planning.
💡 N’hésitez pas à utiliser un code couleur pour visualiser en quelques secondes les différentes tâches.
Adopter les techniques de concentration
Avec les messageries instantanées, les emails et les applications, notre attention est sollicitée en permanence. C’est notre concentration qui en pâtit ! Il faut savoir s’accorder des plages de travail sans interruption et faire régulièrement des pauses.
La méthode Pomodoro
Simple et efficace, la méthode Pomodoro repose sur des cycles de concentration de 25 minutes suivis de 5 minutes de pause. Cette technique a été conçue par l’italien Francesco Cirillo à la fin des années 80. Équipé de son minuteur de cuisine, il se lançait dans de courtes sessions de travail pour rester concentré.
Pour l’instaurer à votre tour, il vous suffit de diviser vos tâches sur de courtes sessions d’activité et d’un minuteur ! À l’issue de 4 sessions (soit 2 h), prévoyez une pause plus longue d’environ 20 minutes.
Le classique mode avion, voire l’absence de téléphone
Afin d’éviter d’être interrompu par vos notifications, activez le classique mode avion ou Ne pas déranger sur ordinateur et sur téléphone.
Un peu plus radical, mais efficace, éloignez votre téléphone de votre bureau si cela est possible. Les universités de Würzburg et Nottingham Trent ont mené, en 2016, une étude sur la place de notre téléphone portable au bureau pour l’entreprise de cybersécurité Kaspersky Lab. 95 personnes ont participé à des tests de concentration. 4 groupes différents étaient formés et mis en situation :
- Groupe n° 1 : portable dans la poche
- Groupe n° 2 : portable sur son bureau
- Groupe n° 3 : portable dans un tiroir fermé
- Groupe n° 4 : portable dans une autre pièce
Les résultats ont montré que plus la personne était éloigné de son portable, plus elle était concentrée dans son travail. La productivité était de 26 % supérieure lorsque le participant n’avait pas son téléphone. Pour en savoir plus, lire les résultats de l’étude sur le site de Kaspersky Lab. Ainsi laissez votre portable au casier ou éloigné de votre poste de travail !
Deux extensions sur Google Chrome
L’extension de navigateur Unaddict est un bloqueur de site. Enregistrez les sites que vous souhaitez bloquer. L’extension censure l’accès à ces plateformes. Toutefois, pas de panique, vous pouvez à tout moment la désactiver !
Une autre extension disponible sur Google Chrome, il s’agit de l’application Forest. Vous paramétrez les sites à bloquer et un temps donné. Une graine d’arbre apparaît alors. Puis, l’arbre grandit au fur et à mesure que le temps passe. Si jamais vous visitez un des sites, votre arbre meurt ! Cette extension ludique et visuelle permet de rester concentré efficacement.
💡 Pour ne plus se laisser happer par le travail, une astuce consiste à ne pas brancher votre ordinateur sur secteur. Lorsque la batterie de votre ordinateur est basse, c’est le moment de vous accorder une pause et de brancher votre ordinateur !
Dire stop à la procrastination
Qui n’a jamais tenté de repousser une tâche au lendemain ? Si cela vous parle, sachez que ce phénomène a un nom, c’est la procrastination !
Quelques astuces pour lutter contre la procrastination :
- Observer son comportement : avez-vous tendance à retarder une mission en particulier ? Qu’est-ce qui vous bloque dans sa réalisation (peur de l’échec, manque d’éléments…) ?
- Adopter la technique des petits pas : divisez en étapes les gros projets pour anticiper les deadlines.
- Célébrer le travail réalisé : un gros projet terminé ? Valorisez ce travail et réalisez le chemin parcouru.
Besoin d'optimiser vos recrutements ?
Le logiciel We Recruit regroupe tous les outils nécessaires pour mener à bien vos recrutements. Il centralise l’ensemble de la donnée candidat et propose de nombreuses automatisations. Vous vous épargnez les tâches chronophages et non stratégiques.
