Concilier emails automatiques et marque employeur, c’est possible !

Automatiser ses emails de réponses, une quasi-obligation ?

Les emails automatiques ne sont pas la meilleure option pour répondre à un candidat, on vous l’accorde. Cependant, il demeure à ce jour l’alternative principale pour répondre à l’ensemble des candidatures.

Dans l’absolu, nous aimerions tous pouvoir prendre le temps de répondre à chaque candidature, voire de donner quelques conseils sur la candidature et le CV de la personne afin de l’aider dans sa recherche. Mais malgré toute la bonne volonté du monde, cela est rarement possible, faute de temps. Alors pour fournir une réponse, les entreprises se tournent en majorité vers les logiciels ATS et leur système de réponses automatisées.

Les emails automatiques, pratiques mais pas toujours appréciés

Si un e-mail automatique fournit une réponse à un candidat, il ne lui plaît pas toujours. En effet, malgré son utilité pratique, le problème principal de l’e-mail automatisé, c’est qu’il est dans la plupart des cas complètement impersonnel et froid. Il arrive donc que certains candidats, malgré le fait d’obtenir une réponse à leur candidature, soient frustrés par un e-mail automatique non personnalisé.

Un exemple d’email automatique négatif

Chacun d’entre nous a déjà été dans la peau d’un candidat à la recherche d’emploi. Et lorsque l’on passe du temps à peaufiner une candidature, nous pouvons légitimement être déçus de ce type de réponse :

« Nous avons bien reçu votre candidature. Sans autre contact de notre part dans un délai de 3 semaines, veuillez considérer que nous ne donnons pas de suite favorable à votre candidature. »

Avouez qu’en termes de considération renvoyée au candidat, on frôle le néant. Si de surcroît l’entreprise multiplie les actions pour développer sa marque employeur, le candidat risque de percevoir un réel décalage entre l’image qu’il avait de l’entreprise et la réalité. N’oublions pas que nos candidats peuvent également être nos clients potentiels. Il est préférable de leur accorder toute notre attention.

À travers un e-mail automatique ? C’est tout à fait possible, avec un peu d’imagination et de personnalisation. Les candidats qui postulent attendent de l’attention et un traitement humain de leur candidature. La clé, c’est d’être capable de remettre de l’humain dans le rapport avec les candidats, et pas seulement ceux que l’on va joindre par téléphone ou recevoir en entretien. Alors, comment s’y prendre ?

Faire preuve d’empathie pour améliorer ses e-mails de réponse

Essayons de nous mettre de l’autre coté de la barrière. Personnellement, après avoir postulé, j’attends d’une entreprise une réponse rapide et claire. Je souhaite également qu’elle m’indique les délais du processus de recrutement, ainsi que le nom du recruteur. L’idéal étant d’avoir un numéro à joindre si jamais je désire obtenir plus d’informations concernant le traitement de ma candidature.

Même si je ne suis pas forcément représentatif de l’ensemble des candidats, ce qu’ils souhaitent, c’est être rassurés. Rien qu’en indiquant le nom du recruteur, on personnalise d’office le message, tout en remettant de l’humain. Si l’on souhaite accentuer ce facteur, on peut également insérer un lien vers le profil LinkedIn du recruteur. Une astuce simple et qui personnalise d’emblée les e-mails automatiques. Concernant le numéro de téléphone du recruteur joint directement dans le message, cela n’est pas si effrayant en vérité. En effet, on pourrait s’attendre à ce que les candidats affluent pour nous demander des renseignements. Or, il n’en est rien : généralement, peu de candidats franchissent le pas. Faites le test pour le constater par vous-même !

Quelques pistes pour un e-mail automatisé de qualité

Aussi, il est préférable d’être transparent et précis sur les modalités du traitement de la candidature. Si vous savez que les délais de traitement seront longs, stipulez-le dans le mail. Quitte à expliquer pourquoi ces délais sont élevés. En effet, il est fort probable que le candidat soit indulgent s’il prend conscience de vos difficultés en matière de recrutement.

Concernant la notion même d’e-mail automatique, libre à vous de jouer sur ce facteur. Si l’image de votre entreprise vous le permet, vous pouvez tout à fait tourner la notion d’e-mail automatique en dérision. L’humour ne remplacera pas un e-mail rédigé à la main, mais il aura le mérite de mieux faire passer le message.

Autre option : personnaliser le message, comme nous l’avons vu précédemment. Parfois, certains e-mails automatiques sont si bien rédigés que les candidats sont surpris lorsqu’ils apprennent qu’ils n’avaient pas affaire à un humain !

Pour pouvoir fournir un e-mail automatique personnalisé, il faut segmenter votre audience en plusieurs strates. Cela vous sera utile pour ensuite préparer différents modèles d’e-mails automatiques s’adaptant à chacune des situations. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet excellent article de Linkhumans qui traite de ce sujet ici.