Vous avez sélectionné le candidat idéal pour le poste à pourvoir, il est à présent temps d’annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à vos collègues ! Cette étape est importante pour préparer votre équipe au changement, faciliter l’intégration de la recrue et former un groupe soudé. Voici 5 idées pour réussir cette annonce de communication interne.
1. Envoyer un email en interne
Pour officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié, envoyez un email à tous les collaborateurs de l’entreprise en mentionnant les informations clés : le prénom et le nom de la personne recrutée, l’intitulé de son poste, le service dont elle fait partie, les missions confiées, le type de contrat et la date d’arrivée.
Vous pouvez accompagner cet email avec l’organigramme mis à jour pour comprendre visuellement la place de la nouvelle recrue dans la structure.
Pensez également à bien mentionner le rôle des membres de l’équipe existante par rapport au nouvel employé : qui est le manager ? Qui va être amené à travailler avec ce collaborateur ? Qui sera le parrain ou la marraine ?
Voici un exemple d’email possible :
“Bonjour à tous,
J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de Martin Dupont dans notre service Ressources Humaines. Il nous rejoint en tant que Chargé de recrutement à partir du 6 juin, en CDI 35h. Sa mission principale est de définir la politique de recrutement et de dénicher les futurs talents de notre société. Sa manager est Jeanne et il travaillera notamment en collaboration avec Christelle, son parrain est Jean.
Vous trouverez ci-joint l’organigramme mis à jour.
Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement dans notre équipe.”
2. Partager le profil de la nouvelle recrue
À l’occasion d’une réunion d’équipe, partagez le profil et la personnalité de la nouvelle recrue avec sa photo, sa date de naissance, son lieu d’habitation et ses centres d’intérêt. Cela permettra d’en apprendre un peu plus sur le nouvel arrivant, de connaître ses passions et de créer les premiers points communs. Vous pouvez reprendre ces éléments dans le CV envoyé lors de la candidature.
Par exemple, cette fiche de présentation :
3. Publier l’information dans vos bureaux
Cette fiche de présentation peut également être imprimée et diffusée dans vos bureaux sur le tableau d’affichage ou sur l’écran de l’entreprise.
Dans la salle de pause, vous pouvez créer une mosaïque des portraits et des profils des employés. Cet affichage ludique permet aux collaborateurs d’identifier le nouveau membre et sera utile à ce dernier pour avoir une vue d’ensemble de ses collègues à son arrivée. Si vous avez un calendrier commun, ajoutez sa date d’anniversaire, ce sera une occasion de plus à célébrer dans l’année !
4. Annoncer l’arrivée dans une newsletter ou un journal interne
À l’approche de la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, pensez à rappeler l’information dans la newsletter ou le journal interne. Cet outil de communication vous permet d’entretenir l’esprit d’équipe et d’aborder les sujets de vie de l’entreprise.
Il est possible également de l’adresser au nouvel arrivant, il sera ainsi au courant des dernières actualités de la structure et se sentira accueilli.
5. Organiser un événement de pré-boarding
Avant le premier jour travaillé dans l’entreprise, vous pouvez organiser un événement de pré-boarding avec le nouveau salarié et ses futurs collègues : déjeuner au restaurant, café en visioconférence, goûter d’entreprise, visite des bureaux… Faites participer vos collaborateurs à ce moment : écrire un message de bienvenue, apporter sa spécialité culinaire… Cet événement permettra de tisser les premiers liens dans l’équipe !
A vous de sélectionner les idées qui vous correspondent et vous voici prêts à annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur en interne !
Pour aller plus loin
Nous avons conçu une checklist des étapes à passer en revue pour bien intégrer le nouveau salarié.
De la prise d’informations après l’entretien au suivi de l’intégration, vous ne manquerez plus aucune étape !
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