Pour faciliter les échanges internes sur les projets de recrutement, les services Ressources Humaines peuvent mettre en place des procédures de demandes de recrutement. L’objectif ? Structurer le fonctionnement en interne et lancer des recrutements en cohérence avec la stratégie de développement de l’entreprise.
Qu’est-ce que la demande de recrutement ? Quels processus mettre en place ? Comment la traiter ? Toutes les réponses dans cet article de blog !
Qu'est-ce que la demande de recrutement ?
La demande de recrutement (DDR), aussi appelée demande d’autorisation de recrutement (DAR) ou demande d’autorisation d’embauche (DAE) correspond à une procédure en interne de demande pour recruter du personnel supplémentaire.
Afin de faciliter les échanges et de recueillir précisément le besoin, il est important de formaliser la demande de recrutement.
Les collaborateurs, très souvent les managers, peuvent transmettre leur demande par écrit. Généralement, cela se fait via le logiciel de recrutement ou un formulaire que le service RH partage en interne. Une fois que la demande est complétée, elle doit être validée par les décisionnaires de l’entreprise avant de pouvoir lancer un nouveau recrutement.
La demande de recrutement répond donc à plusieurs objectifs :
- Faciliter le recrutement collaboratif
- Structurer le fonctionnement en interne
- Recueillir précisément le besoin
- Veiller à la cohérence avec la stratégie de développement
- Accélérer la prise de décision
Mais, alors, comment gérer ces demandes ?
Quels processus pour gérer les demandes de recrutement ?
Pour optimiser la procédure en interne, voici quelques outils et processus faciles à mettre en place !
Les logiciels de recrutement (aussi appelés ATS) disposent souvent de la fonctionnalité de demande de recrutement. C’est le cas de notre logiciel We Recruit. Il permet de digitaliser la procédure, de fluidifier les échanges et de gagner du temps. Toute l’information y est centralisée.
Si vous n’êtes pas équipé d’un ATS, il faudra alors mettre en place des processus et partager des documents indispensables (formulaire, tableau de suivi).
Créer le formulaire de demande de recrutement
Le formulaire de demande de recrutement est le document que devra remplir le manager pour vous faire part de son besoin. C’est vous qui déterminez les éléments qu’il devra compléter pour vous soumettre la demande : contexte, intitulé du métier, description du poste, nombre de poste(s), date d’embauche idéale…
Le formulaire fait gagner du temps aux équipes opérationnelles et au service RH. Il vous permet d’obtenir les informations nécessaires pour étudier la requête. Mettez ainsi à disposition de vos équipes un formulaire pour exprimer leur besoin. Sur We Recruit, il est possible de le personnaliser avec les questions et les champs de votre choix pour créer un formulaire adapté à votre organisation.
Vous souhaitez faire des essais avec des modèles RH gratuits avant d’adopter un logiciel de recrutement ? Nous vous avons préparé un modèle de formulaire de demande de recrutement via Google Form ainsi qu’un tableau de suivi des demandes via Google Sheet. Ces documents vous permettront d’amorcer la digitalisation des demandes de recrutement.
Établir un circuit de validation adapté
Avant de lancer le recrutement, il faudra avoir l’aval de vos collègues décisionnaires. Ils pourront échanger entre eux pour évaluer la pertinence de la demande et prendre leur décision. Déterminez ainsi quelles seront les personnes qui vont valider ou rejeter les demandes. Établissez un ordre de validation.
Il existe plusieurs façons de structurer ses circuits en fonction de l’organisation de l’entreprise. Par exemple, créer un circuit de validation par équipe métier ou par établissement quand c’est un groupe.
Dans We Recruit, vous pouvez créer autant de circuits de validation que nécessaire. Lorsqu’un collaborateur approuve la demande, celle-ci passe automatiquement à l’étape suivante, au collaborateur suivant. Les personnes renseignées dans le circuit de validation recevront, à tour de rôle, un mail de validation de la demande d’ouverture de poste. Vous paramétrez un délai pour envoyer des relances par mail.
Informer les collaborateurs de la suite donnée à la demande
Pour instaurer efficacement la procédure de demande de recrutement, une bonne communication interne est décisive. Faites preuve de transparence et de réactivité.
Grâce à notre logiciel de recrutement, les personnes responsables d’étudier les demandes reçoivent une alerte par mail et dans la plateforme dès qu’un formulaire est complété.
De son côté, le manager est également notifié par mail à chaque réponse des approbateurs du circuit. Il peut consulter l’avancement de sa demande.
Le tableau de suivi, accessible à tous les acteurs concernés, donne en continu l’évolution du traitement de la demande.
Si vous n’utilisez pas d’ATS, donnez accès à un tableau de suivi des demandes, par exemple, via un tableur Google Sheet.
Ces outils collaboratifs vous permettent d’inviter toutes les personnes concernées par la procédure et de les tenir informées tout du long.
Comment traiter une demande de recrutement ?
Veiller à la cohérence avec la stratégie de développement
Vous venez de recevoir une demande de recrutement. Un manager de votre entreprise souhaite recruter un nouveau collaborateur pour son service. Vous devez tout d’abord vous assurer que cette demande s’inscrit en cohérence avec votre stratégie de développement.
Essayez d’anticiper les besoins à travers la mise en place d’une politique de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP).
Dans le cadre de la GEPP, vous pouvez définir un plan de recrutement à moyen terme (3 à 5 ans) et vous y référer lorsqu’une demande est exprimée.
Cette gestion prévisionnelle vous permettra de plus facilement gérer les demandes de recrutement et de conserver une cohérence dans votre stratégie de développement.
Parfois, il vous faudra refuser les demandes d’ouverture de poste, car le contexte de votre entreprise ne permettra pas une nouvelle embauche. Plusieurs raisons peuvent justifier le refus :
- le recrutement se fera en interne via un processus de mobilité ;
- le recrutement n’est pas prévu dans le budget actuel ;
- le projet est reporté ;
- le besoin est abandonné ;
- etc.
Quel que soit le motif, veillez à bien communiquer avec la personne qui a fait la demande de recrutement pour expliquer la décision prise.
Penser à la mobilité interne
Peut-être, disposez-vous des compétences internes pour répondre au besoin de recrutement ? Vous pourriez faire évoluer l’un de vos collaborateurs qui disposent des compétences pour le poste recherché.
Consulter votre CVthèque et vos viviers de candidats
Vous avez reçu une nouvelle demande de recrutement assez urgente ? Consultez votre CVThèque et vos viviers de candidats. Souvenez-vous des candidats déjà rencontrés. Vous pourriez gagner un temps précieux en recontactant des profils prometteurs !
Recruter en externe et publier une offre d’emploi
Si vous ne trouvez pas de profils en interne ou dans vos bases de données candidats, alors il sera pertinent de publier une offre d’emploi et d’entamer un processus de recrutement externe.
Besoin d’un outil pour gérer efficacement les demandes de recrutement ?
Découvrez cette nouvelle fonctionnalité dans notre logiciel de recrutement !
La demande de recrutement éditée par We Recruit vous permet de gagner du temps. Fini les processus sans suivi et qui se répètent dans le temps !
Créez votre modèle de formulaire, paramétrez les circuits de validation. Collaborez avec vos collègues pour traiter les demandes reçues. Retrouvez l’ensemble des demandes et leur avancement dans le tableau de suivi. La coopération est ainsi facilitée en interne et le suivi optimisé !
Vos collègues décisionnaires ont validé la demande ? Vous pouvez alors convertir la demande en offre d’emploi.
