Généralement, plus une entreprise se développe, plus les recrutements s’intensifient. Les recruteurs doivent alors jongler entre la multiplication des canaux de recherche des candidats, de diffusion des offres d’emploi, des plateformes… Il devient nécessaire de s’organiser et de planifier les actions. Cela passe notamment par l’élaboration d’un plan de recrutement. Qu’est-ce que cet outil ? Comment l’élaborer ? Nous vous l’expliquons dans cet article.
Qu’est-ce que le plan de recrutement ?
La définition
Le plan de recrutement correspond à l’ensemble des opérations à entreprendre pour déployer votre stratégie de recrutement. Ce document vous permet d'anticiper vos prochains recrutements et de détailler les différentes étapes par lesquelles vous passerez pour attirer et recruter vos futurs collaborateurs.
Véritable feuille de route pour vos équipes en interne, le plan est élaboré en amont du recrutement pour optimiser les chances de trouver la bonne personne pour le poste à pourvoir ! Il comprend un tableau de bord prévisionnel à moyen terme avec les recrutements à venir. Il permet de guider vos équipes pour atteindre vos objectifs, tout en respectant votre timing et votre budget. Le plan doit être adapté à votre entreprise et aux recrutements prévus. De plus, cet outil est amené à évoluer dans le temps, ainsi reprenez-le régulièrement pour l’actualiser.
Les objectifs
Un plan de recrutement personnalisé et bien défini vous permettra de :
- Planifier et anticiper les recrutements à venir, les actions à déployer
- Conserver une cohérence dans votre stratégie de développement
- Augmenter les chances d’attirer et de recruter les bons profils
- Structurer sa recherche pour l’optimiser
- Répartir les tâches au sein d’une équipe
- Avoir une vision d’ensemble
Comment élaborer un plan de recrutement ?
Le tableau de bord prévisionnel
Dans un premier temps, vous pouvez établir votre tableau de bord prévisionnel pour anticiper les mouvements en interne et prévoir les recrutements à venir. Cette prévision peut se faire à moyen terme (sur 3 ans).
Faire un état des lieux actuel
Comptabilisez l’effectif total de votre entreprise, puis en détail les effectifs de vos différents services et les postes existants. Par exemple, 60 salariés, dont l’équipe commerciale avec 21 salariés (1 Directeur Commercial, 4 Responsables Commerciaux, 16 Commerciaux…) et ainsi de suite avec tous vos services.
Identifier les mouvements et les besoins en recrutement
Identifiez les mouvements prévisibles (promotion – mobilité interne, départ à la retraite, licenciement, démission…), les nouveaux projets à venir (développement d’une nouvelle marque, accroissement de l’activité, rachat…), les modifications de votre environnement (économique, social, juridique). Questionnez vos équipes, réunissez-vous pour définir les besoins de recrutement. Estimez les départs à prévoir et les arrivées nécessaires pour bien développer l’activité.
Puis, interrogez-vous, comment répondre à ces besoins :
- par un processus de mobilité interne (via une promotion interne) ?
- par une externalisation (faire appel à un prestataire) ?
- par un recrutement externe pour un renfort ponctuel (CDD, stage, alternance…), ou bien, sur du long terme (CDI) ?
Planifier les futurs recrutements
Avec ces premiers éléments (effectif total actuel, départs estimés, arrivées estimées), vous pourrez évaluer vos besoins en recrutement. Essayez d’être le plus réaliste possible. Cela vous aidera à anticiper des situations de pénurie de main d’œuvre ou, au contraire, de sureffectif sur certains postes. Vous pouvez à présent passer à la planification du recrutement et vous aider des 6 étapes clés à connaître.
Vous souhaitez construire votre plan de recrutement et vous baser sur un modèle existant ? Nous avons réalisé un modèle personnalisable aux formats Google Sheet et PDF. Il contient un tableau de bord prévisionnel et les étapes clés à passer en revue pour recruter. Vous pouvez le compléter directement en ligne et travailler en collaboration sur ce document.
Les 6 étapes clés
Pour déployer votre stratégie de recrutement, il existe 6 principales étapes : l’identification et la définition précise du besoin, les méthodes de sourcing et les canaux de diffusion de l’offre, la sélection et l’évaluation des candidats, l’embauche du candidat, la période d’intégration et enfin l’optimisation du processus.
Pour chaque étape, définissez :
- Vos attentes : quels sont les objectifs ?
- Les actions : quelles actions allez-vous mettre en place ? Quels leviers allez-vous activer ? Quels outils allez-vous utiliser ?
- Les personnes en charge de ces actions : quels collaborateurs seront impliqués ?
- Les délais : quels sont les délais ? Quelle est la date d’embauche idéale ?
- Le budget : quels seront les coûts internes (temps alloué aux recrutements par vos équipes) ? Les coûts externes liés au recrutement (diffusion d’annonces sponsorisées, tests de personnalité, cabinet de recrutement, agence d’intérim, salons et événements…) ? Le salaire de la personne embauchée et les avantages prévus ?
L’identification et la définition du besoin
Il faut, dans un premier temps, bien identifier et définir vos besoins en recrutement. Il est essentiel de comprendre le poste, d’identifier les compétences clés au préalable. Ainsi il vous sera très utile de préciser : le service du poste, l’intitulé du métier, le nombre de poste(s) à pourvoir, le type de contrat, le rythme et le temps de travail, la date d’embauche idéale, une fourchette de salaire. Vous pouvez vous réunir entre managers et recruteurs pour formaliser le besoin. Il est également possible de mettre en place une procédure de demande de recrutement en interne.
Cette première étape vous permettra de passer à l’action et de déduire le profil de compétences, rédiger la fiche de poste, définir votre Candidate Persona et sélectionner les critères décisifs pour départager les talents.
Les méthodes de sourcing et les canaux de diffusion de l’offre
Une fois que vous aurez identifié précisément votre cible, il faudra à présent sélectionner les méthodes et les canaux pertinents pour trouver vos candidats.
Passez en revue les méthodes de sourcing existantes :
- Étudier les bases de données (CVthèque, viviers de candidats)
- Rechercher via les moteurs de recherches, les CVthèques en ligne et les réseaux sociaux
- Faire appel à la cooptation
- Participer à des événements
- Rejoindre des communautés
- Contacter des organismes et des partenaires institutionnels
- Se rapprocher des écoles, universités et instituts de formation
- Diffuser sur les sites d’emploi (sites généralistes, spécialisés, gratuits, payants…)
Pour être efficace dans vos recrutements, concentrez-vous sur les canaux qui vous permettront de toucher les profils ciblés pour le poste à pourvoir. Vous serez alors prêt à rédiger, diffuser l’offre d’emploi et rechercher vos futurs talents !
La sélection et l’évaluation des candidats
Prenez un temps pour définir votre processus de recrutement et les méthodes d’évaluation du candidat. Ce processus doit vous permettre de sélectionner les talents et d’offrir une expérience candidat sans couture.
Précisez qui va étudier et trier les candidatures, contacter les candidats et réaliser le suivi. Anticipez le nombre d’entretiens. Demandez-vous s’il est utile de faire passer des tests de recrutement. Lors de cette étape, vous pouvez élaborer une grille d’évaluation pour valider les compétences et la motivation. Pendant le recrutement, faites preuve de réactivité pour ne pas passer à côté des meilleurs talents !
L’embauche du candidat
L’objectif de cette quatrième étape est de décider quelle sera la personne embauchée et de communiquer avec les candidats. Il faudra faire votre proposition d’embauche et annoncer la bonne nouvelle à la future recrue. Puis, recontactez les personnes non retenues pour les informer de la décision prise.
La période d’intégration
La période d’intégration, aussi appelée onboarding, est déterminante pour réussir votre recrutement. Elle doit être préparée. Cela implique une communication régulière avec la nouvelle recrue et l’équipe en place. Mais aussi des actions incontournables : assurer les formalités administratives, préparer le poste et l’arrivée de la nouvelle recrue.
L’optimisation du processus
Last but not least : l’optimisation du processus. Cette dernière étape vise à collecter les données et des retours d’expérience pour optimiser les prochains recrutements. Pour cela, vous pouvez réunir les différents acteurs mobilisés pour déceler des points d’amélioration. Pensez à analyser vos statistiques. Le logiciel de recrutement permet d’accéder rapidement aux données sur vos processus de recrutement. Notre fonctionnalité de statistiques vous aidera à réaliser votre reporting.
Pour conclure
- Le plan de recrutement est un document interne qui vous permet d’anticiper vos futurs recrutements.
- Il comprend un tableau de bord prévisionnel et les différentes étapes pour attirer et recruter vos collaborateurs.
- Il implique de définir vos attentes, les actions à déployer, les personnes acteurs du recrutement, les délais et le budget à prévoir.
- Préparé en amont, il vous accompagnera dans le déploiement de vos recrutements.
- Cet outil doit être régulièrement mis à jour pour l’adapter aux évolutions de l’entreprise et l’améliorer dans le temps.
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De l’expression du besoin, à la publication des offres jusqu’aux statistiques, notre ATS permet une meilleure organisation et un suivi optimal. Personnalisable, il s’adapte à vos processus de recrutement.
