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Limitez vos erreurs de recrutement grâce au recrutement collaboratif

La collaboration manager/recruteur peut être un choix stratégique, souhaité et réfléchi. Parfois, du fait de la structure de l’entreprise (plusieurs établissements et un seul RH par exemple), elle s’impose. Zoom sur les avantages et les défis du recrutement collaboratif ainsi que sa mise en place.

Table des matières

Les avantages du binôme recruteur/manager

Enrôler le talent idéal, limiter le turn-over, … Le recrutement collaboratif offre de nombreux avantages.

Impliquer les différents services de l’entreprise

Premièrement, ce mode de recrutement favorise l’engagement des employés dans l’entreprise. En s’investissant dans l’avenir de la société, chaque membre en ressort valorisé. Un employé qui se sent important est plus épanoui et plus efficace dans son travail. Cela soude également les liens entre l’équipe et favorise l’intégration du futur candidat.

Projeter le candidat dans l’entreprise

La simple promesse d’un emploi ne suffit pas toujours pour attirer les talents. Il faut démontrer au candidat pourquoi son intégration dans l’entreprise lui sera bénéfique en termes de carrière, mais aussi en termes d’épanouissement personnel. La collaboration entre le recruteur et le manager renvoie une bonne image de l’entreprise. Le candidat est ainsi rassuré sur l’ambiance de travail et l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise.

La rencontre du manager lors du processus de recrutement permet également au candidat de mieux appréhender l’ensemble des aspects du poste. En faisant connaissance avec son éventuel supérieur, il pourra déterminer leur compatibilité de caractère, poser des questions sur l’organisation de travail de l’équipe, sur les outils utilisés… En somme, des questions opérationnelles à un pair, là où un recruteur ne peut pas connaître toutes les réponses. Il disposera de tous les éléments de son côté pour prendre la bonne décision, ce qui limite le risque de le voir partir avant la fin de la période d’essai.

Éviter les erreurs de recrutement

Une mauvaise décision de recrutement peut nuire à l’organisation interne de l’entreprise. 

Selon une étude du cabinet Robert Half, les conséquences d’une mauvaise décision de recrutement peuvent amener à : 

  • Une baisse de productivité à 52 %.
  • Une démoralisation des équipes à 27 %.
  • Des coûts financiers à 19 %.

     

Il est écrit sur certains blogs RH que les recruteurs les moins performants sont ceux qui ne prennent pas le temps de s’intéresser aux métiers pour lesquels ils recrutent. Mais est-il possible pour une seule personne d’être omnisciente, de connaître la multitude de métiers et de réalités qui composent une entreprise ? Un recruteur ne peut pas être expert dans tous ces domaines. Son binôme manager permet d’apporter un regard métier sur le candidat et s’assure ainsi qu’il possède véritablement les savoir-faire et le savoir-être requis pour intégrer son équipe.

Le manager connaît également le tempérament de ses coéquipiers, leur fonctionnement de travail, l’ambiance du groupe. Il aidera le recruteur à porter son choix sur une personne qui s’intégrera rapidement. Le recruteur a, quant à lui, une vision globale de l’entreprise, il pourra s’assurer que le candidat porte la culture d’entreprise et ses valeurs.

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RH & Manager, un duo de recrutement efficace

Accélérer le processus de décision

En intégrant directement le manager, le recruteur limite les allers-retours, les réunions, les entretiens multiples avec les candidats… Le processus de recrutement est ainsi plus rythmé. Le recrutement collaboratif permet aussi de détecter plus rapidement les meilleurs profils, qui ont souvent plusieurs opportunités en cours. Un trou d’air dans le processus de recrutement et c’est le candidat idéal qui part chez la concurrence. Le duo manager/recruteur crée assurément des synergies, à condition que le recrutement collaboratif soit bien orchestré…

Les défis du recrutement collaboratif

Quel que soit le projet, plus il y a de parties prenantes, plus il y a un risque de frictions et de réunionite. Il en est de même pour un recrutement collaboratif. La collaboration entre le recruteur et le manager amène de nombreuses synergies, à la condition que le processus de recrutement soit bien cadré.

Anticiper les tensions entre le manager et le recruteur

La coopération entre le recruteur et le manager doit reposer sur des échanges et de la confiance, afin de comprendre les besoins et les attentes de l’autre pour le recrutement. Cela va permettre d’avoir un recrutement collaboratif organisé pour aboutir, à terme, à une décision de recrutement commune. La structuration du processus doit être déterminée avant le premier recrutement collaboratif, afin d’être prêt pour le premier entretien d’embauche, face au candidat.

Cependant, dans certains cas, il est nécessaire que le recruteur motive le manager, afin que ce dernier participe activement et avec engouement au processus de recrutement. Pour cela, le recruteur peut impliquer le manager de différentes façons. Tout d’abord, il est important d’indiquer que le manager doit participer à des processus de recrutement, avec des objectifs à remplir, dans sa fiche de poste. Ainsi, celui-ci pourra se préparer à effectuer quelques missions en rapport avec le recrutement, dans l’entreprise dans laquelle il va potentiellement postuler.

Toutefois, le recruteur peut également motiver le manager par d’autres moyens plus ludiques. Le recruteur peut, tout d’abord, montrer au manager l’importance de son métier et de son travail au sein de l’entreprise. Par exemple, cela peut se faire sous forme de vidéo, représentant le manager et son équipe, dans le but d’attirer des candidats. La gamification est également un moyen qui peut permettre au recruteur de motiver un manager, à participer au recrutement. Différents formats sont possibles, comme un classement entre les différents managers, à l’échelle de l’entreprise. Grâce à ces différentes actions, le recruteur peut faire en sorte que le manager soit plus enclin à participer au processus de recrutement.

Structurer le recrutement collaboratif

Pour qu’un recrutement collaboratif fonctionne, il faut que celui-ci soit bien orchestré. Pour cela, il faut faire intervenir les parties prenantes, au bon moment, et centraliser les échanges et la collecte d’informations. Ainsi, avec une bonne organisation, cela permet d’éviter au recruteur de perdre trop de temps dans son processus de candidature et donc, de perdre de bons profils. En effet, si un candidat est contacté par plusieurs interlocuteurs, qui lui donnent des informations différentes à chaque fois, cela pourrait le freiner. Il pourrait alors décider d’abandonner le processus de recrutement. 

Vous pouvez définir l’intervention du manager et du recruteur en fonction des étapes du recrutement. Par exemple, la répartition pourrait être la suivante :

Déterminer le besoin

  • Manager seul : réflexion sur le profil et les missions.
  • Manager et RH : déduction du profil de compétences : 1 réunion.

Formaliser

  • Manager et RH : rédiger la fiche de poste. 1 réunion.
  • Manager et RH : définir le persona du candidat idéal. 1 réunion
  • Manager et RH : choix des critères de sélection décisifs. 1 checklist.

Rédiger l’offre

  • RH seul : rédaction de l’offre d’emploi.
  • Manager seul : validation de l’offre. 1 mail ou commentaire dans le logiciel de recrutement.

Sourcer

  • RH seul : diffuser l’annonce sur les sites et recherche de profils passifs.
  • Manager (si volontaire) : partager l’annonce auprès de son réseau.

Filtrer les candidatures

  • RH seul : préqualification des candidats.
  • Manager et RH : seconde étape de sélection des CV préqualifiés. 1 réunion ou annotation des profils dans le logiciel de recrutement.

Rencontrer les candidats

  • Manager et RH : entretien en binôme. 1 RDV.
  • Manager : envoi d’un test technique au candidat.
  • Manager et RH : debriefing. 1 réunion ou annotation dans le logiciel de recrutement.

Répondre aux candidats

  • RH seul : refuser les candidats.
  • Manager et RH : répondre positivement et communiquer les modalités d’arrivée dans l’entreprise.

Préparer l’arrivée de la nouvelle recrue

  • RH seul : assurer la gestion administrative de l’embauche.
  • Manager : communiquer auprès de l’équipe et préparer le poste de travail.
  • RH et Manager : créer un planning d’intégration du candidat. 1 réunion.

Collecter les indicateurs de réussite

  • RH seul : collecter les données du recrutement pour les comparer aux recrutements précédents.

Améliorer

  • Manager et RH : faire un retour d’expérience et trouver des axes d’amélioration pour la prochaine collaboration. 1 réunion.

Former le manager à la culture RH

Avant d’entamer le premier recrutement collaboratif, le recruteur doit procéder à une montée en compétences du manager sur des questions RH. Pour cela, le recruteur peut :

  • Organiser des ateliers en interne rassemblant tous les managers amenés à participer à un processus de recrutement.
  • Inscrire le manager à une formation sur le recrutement.
  • Inviter le manager, en tant qu’observateur, à un entretien d’embauche, où il n’est pas partie prenante.
  • Préparer des documents sur des savoirs RH au manager, sur lesquels ce dernier pourra s’appuyer, en cas de doute sur certains aspects.
  • Envoyer des newsletters RH régulières au manager, avec des focus sur le management et le recrutement.
  • Entraîner le manager en faisant une simulation d’entretien.

Conserver les prérogatives du recruteur

Il est important qu’un recruteur soit toujours impliqué, dans un processus de recrutement. Il va avoir un jugement objectif, durant tout le processus de candidature et ce, jusqu’à la prise de décision finale. La prise de décision du manager peut, quant à elle, être influencée par ce qu’on appelle les “biais de recrutement”. Cela veut dire que le manager peut baser sa sélection sur certains critères trop subjectifs. Par exemple, il peut refuser un candidat, car son profil lui rappelle de mauvaises expériences, rechercher le candidat parfait, précipiter la prise de décision pour éviter de perdre trop de temps, ou au contraire, prendre son temps par peur de faire une erreur de recrutement, etc.

Comment recruter en équipe avec des outils de recrutement

S’équiper d’outils pour collaborer efficacement

Grâce aux nouveaux outils digitaux, il est désormais plus facile de travailler en équipe sur l’avancée des recrutements. Parmi les principaux outils, on retrouve :

  • Le logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) : il s’agit de l’outil idéal pour gérer vos recrutements, de la diffusion d’une offre d’emploi jusqu’à l’embauche du nouveau salarié. Toutes les informations sont centralisées dans la plateforme : CV, emails échangés avec les candidats, comptes rendus d’entretien, modèles d’email et de SMS…. Accessible via un simple navigateur web, il permet aux équipes de travailler ensemble sur la sélection et le suivi des candidats. Notre logiciel We Recruit est pensé pour le recrutement collaboratif. Ainsi, nous avons choisi d’inclure un nombre d’utilisateurs dans votre abonnement pour inviter tous les collaborateurs de votre choix dans la plateforme.
  • Une base de données partagée type intranet, Drive ou Notion : ces sites peuvent héberger tous vos documents et toutes les informations importantes à connaître en interne. Par exemple, vous y partagez les présentations de vos formations sur le recrutement et les Ressources Humaines, des guides pour recruter…
  • Une grille d’entretien : pour aider les managers dans l’exercice de l’entretien d’embauche, vous pouvez leur fournir une grille d’entretien avec des catégories et des questions préparées à l’avance. Nous avons conçu un modèle à télécharger gratuitement sur notre site.
  • Une messagerie instantanée : des outils comme Slack ou Teams permettent d’échanger rapidement. Seul inconvénient : on peut vite s’éparpiller, manquer une notification et passer à côté d’un message.
  • L’agenda partagé : les plateformes type Calendly sont très utiles pour planifier des réunions ou des entretiens lorsque plusieurs interlocuteurs sont invités. Comme sur Doctolib, les créneaux de rendez-vous disponibles sont indiqués, il suffit de sélectionner la date qui convient. Fini les allers-retours par email !
  • Les outils de visioconférence : depuis l’expérience des confinements, Google Meet, Teams ou Zoom nous sont dorénavant familiers. Il peut être pertinent de les utiliser en interne lorsque votre équipe est répartie sur des villes éloignées. De plus, dans le cadre du recrutement, donnez la possibilité aux candidats de réaliser un premier entretien en visioconférence, afin de leur éviter tout déplacement en début de processus.
  • Les réseaux sociaux : LinkedIn vous servira notamment pour partager votre offre d’emploi. La page entreprise permet de s’adresser à votre communauté au nom de votre société, tandis que les comptes personnels vous aideront à toucher le réseau de chaque collaborateur. Pourquoi ne pas lancer une campagne de communication sur le réseau social professionnel ? C’est l’occasion de mobiliser vos collaborateurs pour maximiser la visibilité de vos recrutements.

Hiérarchiser le rôle de chaque membre de l’équipe

Pour faciliter le travail collaboratif, donnez des accès à vos outils. Sur notre logiciel de recrutement, nous avons mis en place un système de comptes distincts pour gérer les accès aux fonctionnalités. Par exemple, le compte manager, avec des accès restreints, et le compte administrateur qui peut réaliser toutes les actions dans la plateforme. Un manager aura accès à certaines offres d’emploi, il ne pourra pas modifier ou publier une offre d’emploi. Il pourra consulter uniquement les candidatures sur l’offre sur laquelle il est invité. L’objectif étant de favoriser l’échange entre les différents services tout en conservant la confidentialité des recrutements en cours.

Communiquer plus facilement

Dans We Recruit, un système de commentaire avec des mentions (@NomDuCollaborateur) permet de s’adresser directement à un membre de son équipe. Celui-ci reçoit alors une notification directement visible lorsqu’il se connecte. Cela fluidifie l’échange entre les différents membres qui communiquent en temps réel directement au sein de la plateforme. Un membre de l’équipe peut ainsi commenter un CV directement dans le logiciel en notifiant son collaborateur. Bien sûr, les échanges ne sont pas visibles par les candidats.

Prendre en charge la gestion d’un poste

Comme nous le disions, les spécialistes en Ressources Humaines doivent être les gestionnaires d’un recrutement. En ayant un accès administrateur, ils ont un accès total à la plateforme et peuvent gérer le recrutement dans sa globalité. Que ce soit la création d’un système de tag pour constituer sa CVthèque, la gestion des offres ou la personnalisation du site carrière.

Conserver l’historique de vos actions

Que ce soit lorsqu’un candidat est refusé ou une offre archivée, toute action est conservée au sein de notre outil de recrutement. Pratique lorsque l’on souhaite superviser une équipe et consulter l’ensemble des actions effectuées. Le module « engager un candidat » permet de notifier l’ensemble des collaborateurs de la prise de poste d’un candidat, histoire de ne pas oublier de mettre en place son intégration.

Evaluer la collaboration

Une fois que la nouvelle recrue a rejoint votre équipe, vous pouvez faire un point pour analyser votre collaboration. En prenant du recul sur votre travail, vous serez en mesure de déterminer les points forts de votre binôme et vos axes d’amélioration pour de futurs recrutements.

Couverture du livre blanc sur le recrutement collaboratif

Pour aller plus loin

Découvrez notre livre blanc sur la collaboration entre le manager et le recruteur. Celui-ci revient sur les méthodes pour intégrer, de manière efficace, un manager au processus de recrutement, et ainsi mettre en place le recrutement collaboratif. 

Ce livre blanc contient également des fiches pratiques à compléter :

  • Un aide-mémoire pour vos managers
    sur les questions interdites en entretien.
  • La prise de brief à 360.
  • La méthode des incidents critiques.
  • Le gabarit pour créer un persona du
  • candidat idéal.
  • La check list du manager.
  • Les grilles d’évaluation du recrutement.
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Vous souhaitez découvrir le logiciel de recrutement We Recruit en autonomie, sans passer par un rendez-vous commercial ? Demandez un accès à notre espace de démonstration. Vous y trouverez des vidéos de présentation pour chaque fonctionnalité.

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