Le traitement des candidatures internes

Comment traiter les candidatures internes ?

En 2021, l’Harvard Business Review a publié un article révélateur sur la gestion des candidatures internes : “Recherche : pourquoi les salariés qui ont postulé en interne et qui ont été rejetés finissent par démissionner”. Le sujet peut vite devenir épineux si les candidatures ne sont pas correctement traitées, en particulier lorsqu’il s’agit de refuser l’évolution d’un collaborateur. Voici nos conseils pour maîtriser les différentes situations.

Table des matières

Une candidature interne, plusieurs cas de figure

Une candidature interne correspond au souhait d’un de vos collaborateurs de changer de poste au sein de votre organisation. Le recruteur ou le manager en prendra connaissance selon différents cas de figure.

Vous avez ouvert l’une de vos offres d’emploi à la mobilité interne ? Cette stratégie présente plusieurs avantages : baisse des coûts de recrutement, engagement et fidélisation des salariés, marque employeur attractive. Si certains collaborateurs se reconnaissent dans votre annonce et souhaitent évoluer dans votre entreprise, ils postuleront de leur plein gré.

Une autre option possible : un salarié demande à changer de poste et vous sollicite pour son évolution. Dans le meilleur des cas, la personne va le faire lors d’un échange avec son manager, vous aurez anticipé ce souhait et pourrez lui proposer une solution. Toutefois, lorsque le programme de mobilité interne n’est pas réellement mis en place, vous pourrez recevoir des candidatures internes sur vos offres d’emploi publiées en externe. La personne en poste candidatera, même si l’offre ne lui a pas été communiquée. L’employé montre ainsi qu’il est au courant de ce recrutement et qu’il souhaite explicitement évoluer. 

Quelles que soient les circonstances, il faut apporter une attention particulière à ces candidatures, car le collaborateur exprime un signal fort.

Collecter les candidatures internes

Nous l’avons vu : les candidatures internes peuvent provenir de sources différentes. Et, la procédure à suivre ne sera pas forcément la même en fonction de la taille de votre entreprise et de vos outils.  

Afin d’éviter les biais de recrutement, il est nécessaire de conserver une certaine rigueur. Pour cela, rédigez une offre d’emploi (a minima une fiche de poste) avec une description du poste, des missions et du profil recherché (connaissances et compétences nécessaires).

Pour que le souhait du collaborateur soit clairement exprimé, il est important de le formaliser : soit lors d’un premier échange ou bien à travers une candidature. Ainsi, demandez à votre collaborateur de vous fournir les éléments permettant d’évaluer sa candidature : CV, lettre de motivation pour les plus classiques, ou bien via un formulaire avec quelques questions par exemple. Si vous ouvrez un poste à l’interne et à l’externe, les documents demandés aux candidats pourront être identiques.

Un outil vous aidera à collecter efficacement les candidatures internes qu’elles soient spontanées ou qu’elles soient impulsées par votre entreprise : le logiciel de recrutement. Il vous permet de gérer efficacement ces candidatures.

Dans un premier temps, il est possible de créer une Bourse à l’emploi accessible uniquement à vos collaborateurs. Ils peuvent consulter les offres disponibles sur cette page internet et y postuler.

Lorsqu’un salarié a candidaté, cette information est affichée sur sa fiche dans le logiciel (avec la mention, Prénom a postulé en interne). Cela vous permet de distinguer les candidatures externes et internes dans le cas d’un recrutement ouvert via ces deux canaux. Plus de risque de quiproquo lorsque vous travaillez dans un grand groupe et que vous n’avez pas connaissance de tous les employés par exemple.

Par la suite, vous pouvez organiser des entretiens, planifier un test de recrutement, envoyer des messages par email ou SMS… Toutes les actions habituelles sont accessibles pour offrir une expérience candidat optimale, garder un historique et suivre efficacement le recrutement.

Étudier les candidatures internes

Lorsqu’une candidature interne est reçue, le recruteur et le manager actuel doivent être informés pour pouvoir l’étudier. Si la demande concerne un autre service ou une hiérarchie différente, les autres managers devront pouvoir participer au recrutement.

Il faudra demander l’avis du manager actuel : considère-t-il que la personne a les compétences et le profil pour le poste demandé ? Attention : il ne doit pas brider l’évolution de ce collègue au motif qu’il souhaite le conserver dans son équipe. L’objectivité est de mise dans cette situation !

Pour évaluer une candidature interne, il est important de se baser sur des critères objectifs (étude des compétences, mise en place de tests de recrutement…) pour ne pas se laisser influencer par vos propres ressentis.

Nous vous conseillons d’organiser un entretien avec la personne pour en savoir plus sur ses motivations et échanger sur les possibilités en interne. La suite du processus dépendra de cet entretien. Deux éléments seront clés : votre transparence et votre réactivité pour conserver la confiance du salarié.

Accepter une candidature interne

Lorsqu’une candidature interne est retenue, vous devez rapidement informer le salarié pour lui annoncer la bonne nouvelle. Cette décision engendre des évolutions dans les équipes et nécessite une bonne communication interne. Accompagnez l’évolution de vos collaborateurs lorsqu’ils changent de poste. Comme si une nouvelle recrue vous rejoignait avec un processus d’intégration.

C’est un message positif envoyé en interne et en externe : la société et ses dirigeants font évoluer et monter en compétences leurs salariés.

Cette stratégie s’inscrit dans la culture de l’entreprise. Quand elle est favorisée, elle devient alors un atout pour votre marque employeur et votre attractivité.

Refuser une candidature interne

Les études le prouvent : le refus d’une candidature interne n’est pas sans conséquence pour le salarié concerné et votre entreprise.  Parmi les effets observés : baisse de la satisfaction au travail, désengagement, jalousie, comportement de travail contre-productif. Et très souvent, la démission suivra, car la personne ne se projettera plus dans l’organisation.

Pour éviter d’en arriver là, voici quelques conseils. Selon l’article de l’Harvard Business Review (2021), lorsqu’un salarié a postulé et que sa candidature est refusée à la suite d’un entretien avec le manager responsable du recrutement, il y a 2 fois moins de chance qu’il démissionne (comparé aux salariés refusés plus en amont dans le processus de recrutement).

Si l’entretien est réalisé seulement avec une personne du service des Ressources Humaines, et non le manager responsable du recrutement en cours, la personne sera davantage susceptible de démissionner.

 Les auteurs de cette étude l’expliquent par deux raisons principales :

  • D’une part, l’employé reçu en entretien avec le manager responsable du recrutement considère qu’il possède des compétences, que sa candidature à de la valeur puisque peu de personnes sont reçues à cette étape. Il se sent considéré.
  • D’autre part, l’entretien permet d’apporter du feedback au salarié. Le manager peut l’informer des connaissances et des compétences qui lui manquent actuellement. Il peut le conseiller sur les façons de progresser pour obtenir un poste similaire à l’avenir.

     

À retenir : planifier un entretien en présence du ou des managers responsables du recrutement, donner des conseils et des axes d’amélioration, prévoir des formations. L’objectif est d’expliquer votre choix et d’étudier l’avenir possible en commun.

Le saviez-vous ?

Quand plusieurs salariés postulent en interne et que c’est un de leurs collègues qui est sélectionné, et non un candidat externe, la probabilité que les salariés rejetés démissionnent est réduite de moitié (source : Harvard Business Review, 2021). Ils acceptent davantage le refus, car c’est une personne en interne qui a été sélectionnée. Ils se projettent toujours dans l’entreprise : cela pourra être leur tour dans le futur.

D’autres pistes à creuser

Essayez d’anticiper les évolutions internes à travers la mise en place d’une politique de GPEC, d’une communication interne fluide et transparente.

  • Mettre en place une politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) 

Il s’agit d’une méthode de gestion des Ressources Humaines qui permet de s’adapter aux évolutions stratégiques de l’entreprise et aux modifications de son environnement (économique, social, juridique). Le but ? Harmoniser les compétences internes pour faire face aux nouveaux besoins à court et moyen terme.

Depuis la loi de programmation pour la cohésion sociale de 2005, cette démarche est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Elles doivent négocier la GPEC au moins une fois tous les 3 ans. En savoir plus sur le site du Gouvernement. 

  • Communiquer régulièrement en interne

Communiquez au minimum pendant l’entretien annuel sur les aspirations du salarié et sa montée en compétences. Profitez des échanges réguliers, de l’entretien d’évaluation et surtout de l’entretien professionnel (obligatoire tous les 2 ans en entreprise) pour aborder le sujet.

En résumé

  • Prenez le temps d’étudier les candidatures internes, au même titre que des candidatures externes.
  • Faites preuve de considération, de réactivité, d’une bonne communication et de transparence dans vos décisions envers le collaborateur et votre équipe.
  • Il est important de considérer les enjeux de mobilité interne et d’anticiper les différents cas de figure.
  • La mobilité interne, quand elle est réfléchie et mise en pratique, devient un atout pour fidéliser vos collaborateurs et attirer de nouveaux candidats.
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