Convertir un profil issu du sourcing en candidat

Comment convertir un profil sourcé en candidat

Vous avez trouvé un profil intéressant lors de votre sourcing et vous vous demandez : est-il ouvert à un changement de poste ? Correspond-il réellement au profil recherché ? Si oui, comment lui donner envie de rentrer dans le processus de recrutement ?
Pour en avoir le cœur net, rien de tel que de contacter l’intéressé(e) !
Nous vous partageons quelques bonnes pratiques pour convertir un profil sourcé en candidat.

Table des matières

La prise de contact, une étape à peaufiner 

Comment contacter le profil sourcé ? 

Plusieurs approches sont possibles en fonction des contacts que vous avez repérés : adresse email personnelle ou professionnelle, numéro de téléphone perso ou pro, profil LinkedIn…

Deux options s’offrent généralement à vous pour contacter la personne : 

  • le message écrit (email, messagerie LinkedIn, SMS, WhatsApp…) ;
  • l’appel téléphonique.


Lorsque le profil sourcé provient d’une CVthèque ou d’un site d’emploi, la personne est théoriquement en recherche active ou à l’écoute d’opportunités, vous pouvez alors la contacter avec les coordonnées indiquées. Appeler la personne ou lui envoyer un SMS est complètement possible.

Si vous contactez un profil passif, vous pouvez lui envoyer un email ou un message LinkedIn. Privilégiez un message écrit, car la personne ne s’attend pas forcément à être contactée pour une offre d’emploi. Il faut alors ne pas être trop intrusif pour augmenter les chances d’avoir une réponse.

La prise de contact doit être au plus proche des usages de la profession. Un appel sera-t-il bien perçu ? Ou faut-il plutôt passer par l’écrit ? Si vous avez des connaissances dans le secteur d’activité pour lequel vous recrutez, n’hésitez pas à leur demander les moyens de communication à privilégier.

Il existe une troisième voie, plus originale : le message vidéo peut vous démarquer des autres recruteurs. Réalisez une vidéo très courte de 1 à 2 minutes expliquant pourquoi vous contactez la personne et pour quel poste. Filmez votre message de façon spontanée en utilisant des outils comme Vidyard ou Loom. Ces solutions permettent ensuite de mesurer et d’analyser les interactions sur les vidéos envoyées.

Quel premier message faire passer ? 

Le message d’approche a pour objectif d’attirer le profil sourcé et de lui donner envie d’entamer le processus de recrutement. Il doit permettre d’engager la conversation entre le recruteur et le talent. Pour cela, une petite préparation de votre message ou de votre appel s’impose.

Le premier message par écrit

Rédiger un objet clair et concis qui suscite la curiosité

Votre accroche doit capter son attention. Vous devez donner envie de vous lire. Annoncez à la personne que vous avez un poste à lui proposer tout en suscitant sa curiosité. Pour un email, l’objet va être décisif, par exemple : “Offre d’emploi en Marketing”, “Arthur, une opportunité à saisir chez L’entreprise “, “Je recherche une commerciale BtoB”.

Écrire un message personnalisé et professionnel

Le premier message doit être personnalisé et professionnel. Il doit livrer un aperçu de ce que vous proposez et inviter la personne à échanger avec vous. 

Vous êtes curieux ? Cela tombe bien, renseignez-vous sur le parcours de la personne pour écrire un message personnalisé. Certains profils rares sur le marché sont souvent sollicités et lisent régulièrement les mêmes messages. Le résultat ? La personne ne se donne pas la peine de répondre, car elle considère que le message est un copié/collé envoyé en masse. 

Pour faire la différence, misez sur approche personnalisée et humaine. Montrez que vous connaissez la personne et le poste pour lequel vous recrutez. Notez les points communs qui vous relient ou ce qui vous a plu dans son profil. Et expliquez à la personne pourquoi vous l’avez choisie. Un bon contact peut alors changer la donne !

Certains canaux demandent d’être concis, c’est le cas des invitations LinkedIn. Lorsque vous ajoutez une personne sur le réseau professionnel, vous pouvez envoyer une note personnalisée de 300 caractères maximum. 2 ou 3 phrases et la limite est déjà atteinte ! Le nombre d’invitations est également limité à 100 contacts par semaine. Votre sourcing doit donc être ciblé et vos messages doivent être clairs, concis et susciter la curiosité. Une fois le premier retour obtenu, vous pourrez échanger plus longuement. Si vous possédez un compte LinkedIn Premium, vous pouvez envoyer des InMails et présenter plus explicitement votre proposition.

Laisser vos coordonnées

Le message d’approche doit vous permettre d’obtenir une réponse : la personne est-elle disponible pour échanger ? Est-elle ouverte à un changement de poste ? Souhaite-t-elle entrer dans le processus de recrutement ? 

Afin de faciliter la démarche pour le candidat, indiquez votre numéro de téléphone et rappelez votre disponibilité. Une personne en poste est souvent occupée dans la journée, proposez aussi exceptionnellement des créneaux où elle peut vous contacter à côté de son travail. Par exemple, “Seriez-vous disponible pour échanger sur le poste ? Je suis joignable au 0600000000, également le midi ou en fin de journée”

Soigner la forme de votre message 

Le ton de votre message doit être adapté à votre interlocuteur et à votre entreprise. N’adoptez pas un style “cool” pour être à la mode, restez cohérent par rapport à votre communication en interne. Enfin, si vous hésitez entre le vouvoiement ou le tutoiement, le vouvoiement reste la norme à cette étape du recrutement, mais selon le profil et le secteur, vous pouvez tutoyer les candidats. 

Veillez à vous relire pour éviter les fautes de frappe ou d’orthographe. Une simple erreur dans le prénom ou dans la formule de salutation (Bonjour Monsieur à une femme ou l’inverse) peut vous faire perdre en crédibilité.

Ainsi, assurez-vous que votre message regroupe les éléments suivants :

  • Rédiger une accroche pertinente
  • Parler à la personne : indiquer ce qui vous a plu, ce qui vous lie à ce contact ou comment vous avez trouvé son profil
  • Présenter votre offre : proposer le poste à pourvoir et présenter en quelques mots votre entreprise et le contexte de votre recrutement
  • Inviter à échanger lors d’un appel téléphonique
  • Soigner la forme

     

Le contact téléphonique

Lorsque vous contactez un profil sourcé par téléphone, vous pouvez vous inspirer de l’approche commerciale. Un script vous aidera lors de vos premiers appels, voici un exemple :

Se présenter et s’assurer que la personne est disponible

“Bonjour Monsieur Dupont, je suis Hugo Vallée, recruteur chez …, je ne vous dérange pas ?”

Expliquer l’objet de votre appel et parler du poste

Par exemple, pour un profil repéré lors de votre sourcing sur une CVthèque : “Je vous appelle, car j’ai vu votre CV sur le site de l’Apec et votre profil m’intéresse. J’ai noté que vous souhaitez travailler dans le secteur du numérique et que vous avez déjà une première expérience dans le domaine. Actuellement, je recherche un chargé d’affaires, en CDI au sein de mon entreprise. Chez …, nous développons une solution de paiement en ligne depuis 2014 et nous sommes implantés à Lyon. Est-ce que vous êtes toujours à l’écoute du marché et en recherche d’une nouvelle opportunité ?”

Obtenir l’adresse email et envoyer plus de détails

Si la personne souhaite en savoir plus, demander systématiquement l’adresse email avant de terminer l’appel. Vous pourrez alors envoyer le détail de l’annonce et plus informations sur l’entreprise. “Je vous propose de vous envoyer par email l’offre d’emploi et une présentation de notre entreprise. Quelle est votre adresse email s’il vous plaît ?“

Une fois l’appel terminé, envoyez l’email comme convenu et invitez le contact à se porter explicitement candidat ou à décliner sous un délai de quelques jours.

Quelle approche adopter ? 

Proposer un challenge

Pour réussir la prise de contact, ne pensez pas que vous allez déranger la personne, au contraire, ayez en tête que vous lui proposez une opportunité.

La proposition doit être challengeante : il faut mettre en avant les missions du poste, mais aussi présenter de façon plus globale le projet et la vision de l’entreprise. Vous pouvez appuyer votre argumentaire avec les éléments différenciants de votre Employee Value Proposition. Il faut faire en sorte que la personne se projette dans l’entreprise et qu’elle souhaite vous rejoindre.

Etre dans l’échange

Soyez le plus possible dans l’échange et à l’écoute des profils que vous contactez. Demandez quelles sont les attentes de la personne. Il faut réussir à rassurer le talent qui accepterait de changer d’entreprise. Pour cela, parlez d’éléments concrets pour le convaincre : les outils utilisés, l’équipe, le salaire, les avantages, le lieu de travail, la possibilité de télétravail. La question du salaire est importante, il est pertinent d’aborder le sujet en début de processus pour être sur la même longueur d’onde.

Éviter de survendre le poste et le candidat

Vous n’arrivez pas à dénicher le profil recherché ? Il ne faut pas pour autant survendre votre entreprise ou proposer “LE job de leurs rêves” aux candidats. Cette approche peut faire fuir, car elle paraît peu crédible. 

Un autre piège serait de complimenter à excès la personne sourcée : par exemple, lui dire qu’elle est parfaite ou exceptionnelle. Il est par la suite plus difficile de justifier ces affirmations.

Préférez une approche simple et personnalisée, avec une touche d’originalité.

Faciliter le processus de recrutement

Pour convertir un profil sourcé en candidat, vous devez être transparent sur votre processus de recrutement. Essayez au maximum de faciliter la démarche pour le candidat.

Soyez patient

L’approche directe des candidats est une question de timing : la proposition tombe-t-elle au bon moment pour la personne ? Parfois, la proposition intéresse le candidat, mais il ne peut pas y répondre favorablement. Votre travail consiste à le persuader d’intégrer votre entreprise. Il ne faudra pas précipiter le recrutement : si certains profils vous intéressent, mais que le timing n’est pas le bon, vous pouvez garder contact et revenir vers lui lorsqu’une nouvelle opportunité se présentera.

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Le suivi de votre sourcing de candidats 

Comment poursuivre l’échange ?

Le profil sourcé accepte d’échanger avec vous ? Après un premier contact, vous pouvez lui présenter le déroulement du processus de recrutement et l’inviter à participer à un entretien. Ce moment d’échange lui permettra de connaître le poste et de rencontrer le manager ou le recruteur. De votre côté, vous pourrez valider les points sur lesquels vous avez quelques questions.

Nous vous conseillons d’avoir un même processus de recrutement pour tous vos candidats, sourcés ou ayant postulé par eux-mêmes, pour rester objectif et éviter les biais de recrutement.

Comment relancer ? 

Envoyer un message ne suffit pas toujours. Il faudra alors redoubler d’effort pour obtenir une réponse du candidat : après un message écrit, vous pouvez téléphoner à la personne et l’inverse est également valable. Pensez à une approche multicanale et à contacter la personne via d’autres plateformes.  

Que faire en cas de refus ?

Le profil sourcé vous a répondu, malheureusement il n’est pas intéressé. Ne restez pas sur votre faim, remerciez la personne et essayez de comprendre les raisons de ce refus : est-ce lié au poste ? Au salaire ? Quels sont ses freins ?

Par exemple, si vous n’arrivez pas à joindre la personne par téléphone, vous pouvez écrire : “Je vous remercie pour le temps que vous m’avez accordé. A des fins d’améliorations, pourriez-vous me faire un très bref retour sur les raisons qui ont motivé votre choix ? Si vous l’acceptez, nous gardons vos coordonnées si une autre opportunité se présente à l’avenir.
Merci à vous et bonne continuation.”

Si vous avez fait fausse route, profitez-en pour demander à la personne comment trouver le profil que vous recherchez. Elle pourra peut-être vous aider à progresser dans votre recherche.

Comment organiser son sourcing ?

Si vous débutez et que vous ne possédez pas d’outil, vous pouvez commencer par utiliser un tableur Excel ou Google Sheet pour effectuer votre suivi des profils sourcés. Adopter un logiciel de recrutement comme We Recruit vous facilitera cette étape : vous pouvez créer votre propre tunnel de suivi des candidatures, ajouter les profils sourcés dans la plateforme et faire votre suivi en ligne. 

Définissez les étapes clés par lesquelles vous devez passer pour convertir un profil sourcé en candidat. Par exemple, le début de votre processus de recrutement peut comporter les étapes suivantes :

Nouveaux sourcés / Contactés / En cours de traitement / Convertis en candidature

Pour tout contact téléphonique, notez la date et l’heure, si vous avez pu joindre la personne, si vous avez laissé un message sinon envoyez un email à la personne. 

Faites avancer les candidats au fur et à mesure de votre processus. N’hésitez pas à vous créer des alertes ou des rappels pour relancer les contacts. 

Lorsque le profil convient mais que le timing n’est pas le bon, pensez à ajouter le profil dans votre vivier de candidats pour de futurs recrutements.

En résumé

  • La prise de contact doit être au plus proche des usages de la profession.
  • Votre message d’approche regroupe une accroche pertinente, des phrases personnalisées, une présentation du poste, de votre entreprise et une invitation à l’échange.
  • Soyez à l’écoute des candidats, facilitez le processus de recrutement et faites preuve de patience.
  • Pensez au suivi avec des relances et des pistes pour rebondir en cas de refus.
  • Organisez et mettez à jour votre sourcing à l’aide d’outils digitaux.
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