La définition du besoin est une étape déterminante dans la réussite d’un recrutement. Cela commence par la prise de brief pour comprendre les besoins du manager. L’équipe RH et les managers doivent alors travailler main dans la main pour identifier le profil recherché. Pour autant, face au manque de temps et aux impératifs du quotidien, cette étape pourtant cruciale peut parfois passer à la trappe !
Voici nos conseils pratiques pour vous aider à impliquer les managers et définir ensemble le profil du nouveau collaborateur.
Sensibiliser les managers aux enjeux de recrutement
Lorsque le moment est venu pour un manager de recruter, il peut être tenté de rechercher LE même profil pour remplacer une personne de son équipe ou le fameux mouton à 5 pattes doté de nombreuses compétences.
Le contexte actuel de difficultés de recrutement rend cette mission très complexe. Fini le temps où les annonces d’emploi suffisaient pour attirer les candidats et recruter la perle rare. Le recruteur d’aujourd’hui doit innover et remettre en question les processus habituels pour sortir du lot.
Il est important de sensibiliser les managers aux enjeux du recrutement et aux difficultés actuelles. Même si le besoin est urgent, il faut réussir à prendre du recul sur le profil recherché et la proposition que pourra faire l’entreprise aux candidats.
L’équipe RH et les managers doivent alors collaborer pour recruter le nouveau talent qui correspondra au besoin et qui s’intégrera dans l’équipe. Cette sensibilisation peut se faire via une formation aux bases du recrutement avec des outils RH adaptés.
L’objectif est de motiver le manager à s’impliquer tout en ayant des attentes réalistes. Plus le manager sera investi, plus la recherche sera précise. Plus il sera réactif, plus le processus sera efficace.
Se réunir pour réaliser une prise de brief
Pour créer une relation complémentaire et mener à bien le recrutement, l’équipe RH et le manager doivent échanger sur le poste à pourvoir et définir précisément la recherche.
Réunissez-vous pour réaliser une réunion de prise de brief, dans l’idéal, pour chaque nouveau poste à pourvoir. Pendant cette réunion d’environ 30 minutes à 1 heure maximum, passez en revue le contexte du recrutement, le profil attendu, les compétences métiers et comportementales recherchées, les missions du poste, l’expérience attendue, etc. Vous pouvez demander des exemples aux managers pour bien illustrer son besoin, lui demander les compétences manquantes de son équipe.
À cette étape, il existe 2 outils qui peuvent vous aider :
- La prise de brief à 360° : cela consiste à demander aux personnes qui interagiront avec le poste à pourvoir quels sont les savoir-être et compétences recherchés. Vous pouvez interroger les managers, les membres de l’équipe, les personnes qui seront managées par ce nouveau poste, les contacts directs d’autres services, les clients… Recouper ces réponses, puis pondérer et prioriser.
- La méthode des incidents critiques : cette méthode permet de déceler les comportements existants qui ont une incidence positive ou négative sur l’activité en questionnant l’équipe. Par exemple “Julie est commerciale. Lorsqu’elle a fait telle action, cela a converti son prospect en client.” S’il se trouve que plusieurs membres de l’équipe font le même constat, on en déduit que c’est une bonne pratique que l’on souhaite retrouver chez les candidats. À l’inverse, si on s’aperçoit lors des discussions qu’une action ou un comportement a eu un impact négatif, et ce, de manière systématique, on va éviter de recruter des personnes qui travaillent de cette manière.
Prendre ce temps au début du recrutement permettra de gagner en efficacité dans la sélection et l’évaluation des candidats.
Définir le profil de compétences
Grâce à la réunion de prise de brief, vous serez en mesure de définir le profil de compétences. Parfois, il y aura besoin de reformuler ou de synthétiser les informations. Vous pouvez également fournir un document à vos managers et collaborateurs pour hiérarchiser les compétences recherchées (hard skills, mais aussi soft skills). N’hésitez pas à questionner le manager sur les compétences listées. Par exemple : La personne doit être curieuse. Pourquoi cette compétence comportementale ? En quoi est-ce un élément déterminant pour le poste ? L’objectif est de se concentrer sur les critères de recrutement obligatoires.
Vous souhaitez vous aider d’un modèle existant ? Nous avons réalisé un modèle de prise de brief pour aider vos managers et collaborateurs à évaluer les compétences désirées. Il est disponible aux formats PDF ou Google Slides. Partagez-le à vos équipes et collaborez directement en ligne sur ce document.
Une fois le profil de compétences établi, vous pourrez rédiger ensemble la fiche de poste. Celle-ci doit correspondre aux missions, compétences et responsabilités du futur collaborateur.
Structurer le processus de recrutement
Lorsque que plusieurs personnes sont impliquées dans le recrutement, il est essentiel de structurer le processus de recrutement pour répartir les rôles en interne. Autres avantages : cela vous permet d’avoir un fil conducteur tout au long des échanges avec les candidats et d’optimiser le processus de recrutement.
Définissez les étapes qui vous permettront d’évaluer les talents. Créez des grilles d’évaluation pour continuer à structurer votre recrutement. Cette grille doit être personnalisée pour le poste à pourvoir et doit comprendre des critères de sélection pour rester objectif.
Grâce à des outils collaboratifs comme le logiciel de recrutement, vous pouvez facilement communiquer, même à distance, et synchroniser vos communications avec les candidats (emails, appels, SMS…).
Rédiger l’offre d’emploi
Maintenant que votre duo RH/manager a bien en tête le profil recherché et le processus de recrutement établi, vous pouvez rédiger l’offre d’emploi. N’hésitez à demander au manager de personnaliser l’annonce et de valider son contenu. Notamment, quels sont les éléments différenciant au sein de son équipe ? Les outils de travail ? Une fourchette de salaire ?
Soyez transparent sur les étapes et les personnes à rencontrer tout au long du processus de recrutement. Ajoutez, si possible, les liens vers vos profils LinkedIn. Le candidat aura ainsi toutes les informations à sa disposition et pourra plus facilement se projeter.
Pour aller plus loin
Découvrez notre livre blanc sur la collaboration entre le manager et le recruteur. Celui-ci revient sur les méthodes pour intégrer, de manière efficace, un manager au processus de recrutement, et ainsi mettre en place le recrutement collaboratif.
En résumé
- Il est important de bien communiquer dès le début du recrutement et de sensibiliser les managers au contexte actuel.
- Ne négligez pas l’étape de la prise de brief : elle permet une compréhension fine des attentes du manager et constitue un moment d’échange avec l’équipe RH.
- Par la suite, il sera plus facile de définir le profil de compétences, la fiche de poste et le processus à mettre en place pour évaluer les candidats.
- L’expression du besoin en recrutement et la définition du poste marquent le début de votre collaboration. Conservez une bonne communication lors de la sélection et la rencontre des candidats !
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